Tâches à exécuter :

Objectif Général

L'objectif principal de l'Assistant administrateur Finance et Ressources humaines est d'assurer la gestion financière des activités et assister le responsable administratif dans la gestion de ressources humaines selon les procédures ACF.

Mission 1 : Assurer la comptabilité des activités réalisées sur le terrain

1. Assurer que les dépenses effectuées soient toutes enregistrées et justifiées ;
2. Assurer la bonne imputation budgétaire des dépenses ;

3.       Transmettre en respectant les échéances les informations comptable (version informatique et version papier) à la base principale de Bunia;

4.      Vérifier la qualité et la conformité des pièces comptables;

Mission 2 : Assurer la gestion de trésorerie des activités des sous-bases

1. Assurer la disponibilité des liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage •
2. Contrôler la qualité et la conformité de la tenue des livres de caisse quotidiennement ;

3.       Faire un comptage de caisse hebdomadaire et vérifier le solde selon les indications de la Cash Management Policy;

4. Vérifier la clôture des avances en cours et assurer leur justification totale dans les 72h ;
5. Assurer le respect de la cash management Policy sur la zone d'intervention

Mission 3 : Assurer la gestion des RH sur la sous-base

1. Connaître et s'assurer que le ROI (inclus Charte ACF, Code de conduite,) est connu et respecté de tous sur les zones d'intervention
2. Collecter et centraliser les documents administratifs pour envoyer à Bunia (Time sheet, Congés payés, demande de récupération, dossier personnel, évaluation individuelle, plan d'action pour mise à jour dans HOMERE à Bunia) Suivi des salaires

3.      Assurer le suivi des travailleurs journaliers (BDD journalier) en relation avec les autres départements et avec le technicien RH ;

4. Contrôler le respect des procédures RH en termes de travail journalier (recrutement, nombre de jours, temps de travail, ...) ; Etablir les fiches de paie des travailleurs journaliers ;
5.             Suivi des bons de soins jusqu'au paiement des factures
6. Assurer l'organisation administrative des déplacements de l’équipe,
7. Assurer la gestion des per diem et des frais d'hébergement en respect avec les procédures de ACF ;  Relayer les questions RH à la base principale Bunia et faire remonter les problématiques sous points à éclaircir;

8.      Appui au processus de recrutement, réception des candidatures, tests techniques e

9. Faire remonter toute anomalie ou dysfonctionnement
10.  

Mission 4 : Manager les équipes

1.      Encadrer l'équipe des ménagers (cuisinier et agent d'entretien. S'assurer qu'ils disposent des équipements nécessaires à la réalisation de leurs tâches.

2.      Encadrer le caissier dans ces activités au quotidien

3.      Réaliser des réunions hebdomadaires avec les équipes afin d'identifier les priorités et de faire remonter des alertes

4.      Préparer les évaluations et plan d'action individuel pour les membres de son équipe, suivi de l'inscription à Talent Bridge

Profil recherché :

Minimum Graduat en Administration ou Gestion.

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES ET NIVEAU D’EXPÉRIENCE

1. 2 ans d'expérience réussie dans un poste similaire
2. Être capable d'analyser une situation et d'y apporter une réponse appropriée.
3. Être capable d'anticiper les besoins et les problèmes.

4.      Connaissances de la comptabilité.

5.      Maitrise du français et d'au moins deux langues locales.

6.      Connaissances en IT (informatique : Word, Excel, Outlook)

7.      Bonne capacité de communication et d'information

8.      Flexibilité

9.      Capacité à travailler de manière autonome

10.  Expérience préalable avec une ONG internationale

11. Sens de l'organisation
12. Expérience en gestion financière, comptabilité, administration, ressources humaines