Tâches à exécuter :

L'archiviste aura pour mission de garantir et de contrôler l'accès sur le long terme à l'information enregistrée sous forme physique et numérique de la base où il sera affecté, Il sera le gardien des archives dont il aura la charge, il en assumera la conservation, la diffusion et la valorisation

1, Il devra assurer l'intégrité et l'authenticité des documents archivés physiques et numériques ;

2.      Il devra respecter le principe de provenance et l'ordonnancement initial des documents en s'assurant notamment que les clés de recherche sont clairement définies ;

3.      Il devra préserver les documents de façon qu'ils restent utilisables continuellement.

4.      S'assurer que toutes les dispositions nécessaires sont prises pour le Directeur Pays concernant ses déplacements, hébergements et visas, et s'assurer que toutes les précautions sanitaires sont prises, itinéraires planifiés de manière appropriée, la recherche et la préparation générale faite et les demandes de frais y afférents sont traitées dans les meilleurs délais ;

5.      Préparer pour le Directeur Pays des présentations le cas échéant, y compris la recherche d'informations et des faits à travers des sources internes et externes, et les présenter de façon appropriée selon les circonstances ;

6.      Coordonner étroitement avec les Directeurs de Départements concernés afin de s'assurer que les communications et les décisions et actions conséquentes sont comprises et terminées à temps

PRINCIPALES TACHES

1.      Lire et comprendre Clairement le manuel Financier, Admin/RH et Logistique qui serviront de base à l'archivage de la base ;

2.     Coordonner avec l'équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates ;

3.     Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire ;

4.     Coordonner la procédure de destruction des documents physiques ;

5.     Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d'archivage électronique ;

6.     Participer au déploiement du système d'archivage au niveau de la base selon les normes de la Finance, des Admin/RH et de la logistique ;

7.     Coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH ainsi que de la logistique suivant le système centralisé d'archivage électronique, Etant responsable de l'archivage électronique ;

8.     Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s'assurer qu'un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager ;

9.     Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d'archivage électronique une fois que le système sera déployé au niveau de la base,

10.                       Travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la Finance, des admin/RH ou de la logistique pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l'archivage ;

11.                       Travailler en étroite collaboration avec son manager et tout autre agent de la Finance, des admin/RH, de la logistique pour répondre aux demandes d'archives.

Expérience dans le classement des dossiers en assurant la confidentialité et avec méthodologie

1.               Effectuer d'autres tâches qui peuvent être demandées de temps en temps afin d'assurer le bon déroulement des activités et le bon fonctionnement des équipes ;

2.               Faire preuve de compréhension et de conformité avec les exigences de Save the Children en matière de sauvegarde de l'enfant, code de conduite et politiques de sureté et de sécurité et autres politiques globales de l'organisation.

Politique de défense d'Enfant (PDE)

1.   Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales

2.   Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;

3.   Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE.

4.   Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI — RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation — Induction

5.   Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, ...) de travail respectifs ;

6.   Sur Instruction du Directeur-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l'instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.

Profil recherché :

1.     Avoir un diplôme de graduat minimum en Finance, Economie, informatique ou équivalent ;

2.     Avoir une expérience dans l'archivage serait un atout ;

3.     Avoir un engagement profond et sincère pour la Protection de l'enfant et la lutte contre les abus et l'exploitation

4.     Avoir des connaissances attestées sur les outils Informatiques (Word, Excel, base de données, SharePoint, réseau, internet, Outlook, etc...tout autre logiciel important dans le cadre de travail d’Onglets) ;

5.     Etre disponible et motivé pour travailler avec Save the Children ;

6.     Avoir un esprit analytique, méthodique ;

7.     Etre patient, dynamique, à l'écoute, positif ;

8.     Etre capable de travailler en mode projet

9.     Savoir gérer le stress et être capable de travailler dans des conditions difficiles ;

10.          Bonne maîtrise de la gestion de base des données, des logiciels de traitement de texte et tableur ;