Tâches à exécuter :

Mission 1 : Assurer la tenue des caisses de la base Urgence

L'assistant Ressources Humaines & Finances est responsable de :

1.       Gérer les mouvements d'argent des caisses secondaires dollars et francs congolais ;

2.       Tenir à jour le journal de caisse et le journal d'avance (en USD et en FRC)

3.       Remplir les bons d'entrées et de sorties de caisse ;

4.       Effectuer des comptages de caisse journaliers ;

5.       Assurer l'envoi hebdomadaire des comptages de caisses des zones d'intervention ;

6.       Respecter les règles de la Cash Management Policy : notamment les seuils de procédures internes pour

les paiements en cash ou par la banque

7.       Vérifier avant chaque paiement que tous les justificatifs sont présents et valides

8.       Effectuer les paiements en cash sur base des documents validés par le Responsable Support Urgence, inclus les avances sur salaire ;

9.       Codifier les factures et classer les dossiers comptables,

10.   Faire le lien avec le service logistique pour les éventuels documents manquants

11.   Assurer avec le service logistique un rapprochement hebdomadaire des dossiers d'achat et comptabilité afin de s'assurer que les pièces soient complètes et cohérentes

Mission 2 : Assister dans la gestion des ressources humaines

L'assistant Ressources Humaines & Finances est responsable de .

1.        Effectuer un audit des dossiers RH existants et compléter les dossiers manquants en soutien au Technicien.ne RH;

2.        Classer les documents dans les dossiers du personnel et assurer leur complétude en soutien au Technicien.ne RH: CV, Contrat, fiche de poste, fiches de paie, évaluations, sanctions, congés, ordres de mission ;

3.        Faire remonter tout document manquant dans les dossiers du personnel au Technicien.ne

4.        Faire traiter les offres d'emploi et les contrats de travail, les déclarations de mouvements du personnel auprès de l'ONEM selon les échéances légales

5.       Organiser les convocations avec les candidats aux offres de postes en processus de recrutement ;

6.        Collecter et vérifier la conformité des dossiers pour contractualisation salarié (carte ONEM et certificat aptitude physique) ,

Mission 3 : Appuyer l'administration générale de la base

L'assistant Ressources Humaines & Finances est responsable de.

1.       Classer les documents comptables ;

2.       Missions d'appui aux interventions sur le terrain suivant un planning établi par le Responsable Support ;

Profil recherché :

Avoir au minimum une licence en finance/comptabilité/administration/ressources humaines ou une expérience appréciable sur un poste équivalent.

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES ET NIVEAU D’EXPÉRIENCE

1.       Expérience dans un poste similaire ;

2.       Expérience préalable avec une ONG.

3.       Maitrise du français ;

4.       Connaissances en informatique : Excel (niveau avancé), Word, Outlook ;

5.       Bonne capacité de communication ;

6.       Flexibilité et organisation ;

7.       Rigueur et méthode ;

8.       Expérience préalable avec un logiciel de gestion financière, de préférence SAGA ; connaissances

Homère appréciable

9.       Expérience avec l’entité

10.   Autonomie, esprit critique et esprit d'initiative.