Tâches à exécuter :

I.                  Assurer la comptabilité de la base et des zones d'intervention

1.       du respect des procédures comptables sur la base et les zones d'intervention ;

2.       de la compilation mensuelle et la consolidation de la comptabilité de Kinshasa Urgence et celles provenant des zones d'intervention avant leur envoi dans les temps à la coordination (version SAGA);

3.       De la remontée des archives comptables physiques mensuelle à Kinshasa ;

4.        de l'exhaustivité, de l'exactitude des écritures passées et de la bonne imputation budgétaire des dépenses à Kinshasa et sur les zones d'intervention (respect des libellés comptables, respect du PCG...);

5.        De l'exactitude des comptages de caisses et de leur contrôle physique ;

6.        S'assurer que les comptages de caisse hebdomadaires sont réalisés par les Admins zone d'intervention

7.        Alerter le Responsable Support des irrégularités comptables en indiquant le montant financier impliqué ;

II.                  Assurer la gestion de la trésorerie de la base et sous bases

1.       D'apporter au Responsable Support des éléments, sur le contexte de son département, susceptibles d'impacter les procédures de conservation et mouvement de fonds ;

2.        De la mise en œuvre et du respect des procédures de conservation et mouvement de fonds (Cash Management Policy) sur les zones d'intervention c'est-à-dire de la disponibilité des liquidités nécessaires et de la sécurité de leur stockage ainsi que de la sécurité de l'approvisionnement sur les zones d’intervention,

3.        Identification des acteurs du secteur bancaire dans chaque zone d'intervention ;

4.        De s'assurer du traitement des demandes de transfert des fonds vers les zones d'intervention

5.       Identification des acteurs du secteur bancaire dans chaque zone d'intervention ;

6.       De s'assurer du traitement des demandes de transfert des fonds vers les zones d'intervention selon les échéances et montants validés par le Responsable Support et le Responsable Terrain ;

III.                Assurer la gestion des ressources humaines de la base et des zones d'intervention

1.       De superviser l'administration du personnel ;

2.        D'assurer que les contrats et avenants ainsi que les déclarations légales liées aux mouvements du personnel sont établies conformément aux procédures RH et cadre légal (embauche et fins de contrats) ;

3.        Supervise la mise à jour de la base de données Homère avec les éléments variables de paie, sur base des documents internes (times heets, demandes de congés, demande d'heures supplémentaires, justificatifs d'absences, etc.) ;

4.        De suivre les avances sur salaires et superviser leur report dans la base de données Homère par le.la technicien.ne RH

5.        De contrôler la paye établie par le.la technicien.ne RH et soumettre la paye à la coordination RH nationale pour permettre le paiement des salaires et des cotisations aux dates déterminées ;

6.        D'assurer le suivi du temps de travail et le report des absences. S'assurer que ces variables de la paye sont prises en compte à la fin de chaque mois lors de la compilation de la paye ;

7.        De garantir le bon archivage des documents RH, la mise à jour des dossiers du personnel et la transmission au département RH en capitale lorsque requis

IV.                Suivi budgétaire

 

1.        De la mise à jour des réels de comptabilité à l'occasion des réunions mensuelle du BFU

-          Comptabilité caisses Kinshasa

-          Dépenses coordination envoyées pour paiement depuis la Base Urgence

-          Comptabilité des zones d'intervention

2.        De la vérification des allocations budgétaires notamment à travers la revue de l'onglet « GLA » du BFU transmis par la coordination.

3.        De l'appui à la mise à jour mensuelle des prévisions du suivi budgétaire.

V.                  Encadrer et accompagner les équipes Ressources Humaines & Finance de la base et des zones d'intervention

1.       De définir les besoins Ressources Humaines pour ses activités et l'organigramme de son équipe

2.        De participer au recrutement de ses équipes

3.        D'organiser et piloter les réunions d'équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels

4.        D'élaborer et suivre les plans d'action individuels des membres de l'équipe

5.        De gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail

6.        D'assurer les entretiens d'évaluation des membres de son équipe

7.       D'identifier les besoins de formation des membres de l'équipe

8.        De créer, organiser et animer des formations

9.        De gérer les difficultés d'équipe

10.    De la supervision des Admins des zones d'intervention, de leur formation, de leur donner

Profil recherché :

NIVEAU D'ETUDES/DIPLOME :

Avoir au minimum un diplôme en finance/comptabilité/administration/ressources humaines

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES ET NIVEAU D’EXPÉRIENCE :

1.         3 ans d'expérience dans un poste similaire ;

2.         Maitrise du français ;

3.         Connaissances en informatique : Excel (niveau avancé), Word, Outlook ;

4.         Bonne capacité de communication ;

5.         Flexibilité et organisation ;

6.         Expérience préalable avec une ONG.

7.         Expérience préalable avec un logiciel de gestion financière, de préférence SAGA ;

8.         Expérience préalable avec un logiciel de gestion des ressources humaines, de préférence

Homère ;

9.         Expérience avec ACF

10.     Autonomie, rigueur, esprit d'analyse et esprit d'initiative.