Tâches à exécuter :

 

1.    Contribuer étroitement dans l'élaboration du planning annuel, les stratégies, les budgets et les projets afin d'atteindre les objectifs de l'organisation ;

2.    Contribuer à l'amélioration générale des systèmes et processus de l'environnement financier du Bureau de l’entreprise ;

3.    Appuyer le Directeur Administratif et Financier dans l'évaluation et l'amélioration du système et processus général de l'environnement financier de l’entreprise  afin d'assurer leur efficacité Participer à l'élaboration des normes et procédures internes pour améliorer la performance financières de l’entreprise ;

4.    Participer aux évaluations des performances financières et programmatiques mensuelles, trimestrielles et annuelles en vue de permettre une meilleure prise de décision par la direction Conduire à renforcer la fonction de gestion financière des bureaux de Kinshasa et des bureaux régionaux en vue d'accroître la redevabilité, minimiser les risques financiers et améliorer la qualité de rapportage de l’entreprise .

5.    Superviser toutes les activités de clôture mensuelle de la comptabilité et effectuer la revue de tous les journaux de clôture avant leur postage dans SUN System. Assurer que la clôture de la comptabilité intervienne au 6e jour du mois, au plus tard.

6.    Assurer que toutes les diligences et vérifications sont faites pendant la clôture, afin de minimiser les erreurs d'encodages

7.    Élaborer et transmettre mensuellement les analyses des performances financières et des statistiques à tous les directeurs, en mettant l'accent sur les points critiques et qui nécessitent un suivi particulier

8.    Présenter et discuter trimestriellement les rapports du bilan de l’entreprise  avec le Directeur Administratif et Financier et la Représentante Résidente

9.    Préparer les comptes annuels et les états financiers annuels, en conformité avec les réglementations nationales en vigueur et assurer les relations avec les auditeurs ;

10. Superviser toutes les activités financières et comptables, y compris le reportage à l’entreprise  Londres et aux bailleurs ;

11. Assurer la conformité des transactions financières avec les règlements du bailleur, de l’entreprise  et de la RDC et les obligations statutaires et valider l'imputation analytique des opérations comptables. Assurer la conformité des procédures de comptabilité avec les procédures définies par l’entreprise  et le manuel de procédure ;

12. S'assurer que les réconciliations mensuelles des bilans sont faites et les examiner mensuellement. Les éléments qui exigent une attention particulière sont présentés à la direction pour action ;

13. En coordination avec les responsables des autres départements, s'assurer que les rapports financiers mensuels et les demandes mensuelles de fonds sont correctement préparés et soumis en temps opportun, s'assurer que le minimum de fonds requis pour réaliser les projets sont disponibles dans le pays en temps opportun ;

14. Assurer la conformité des systèmes et procédures avec les lois et règlements et fiscalité en vigueur en RDC ;

15. Avec le Manager Financier et l'Assistant Financier, examiner mensuellement les créances et dettes et faire un suivi régulier avec les autres membres de l'équipe pour la collecte/le remboursement des avances et créances selon la politique ;

16. Coordonner tes travaux d'audits financiers et assurer que toutes les recommandations d'audit externes et internes sont mises en application dans l'année suivante ;

17. Effectuer des vérifications inopinées des fiches d'inventaire de stocks et immobilisations et assurer une bonne comptabilisation du stock ;

18. Vérifier les travaux d'inventaire comptable (rapprochements bancaires, charges constatées d'avance, provisions, subventions différés, immobilisations, stocks, avances des employés, etc.) Veiller au respect des procédures comptables et financières lors les achats et payements Veiller à l'enregistrement exact et la codification de toutes les opérations comptables dans SUN System ;

19. Vérifier la réconciliation du registre de paie avec le livre journal général avant son enregistrement dans le logiciel comptable ;

20. Assurer que le reversement des cotisations sociales et des retenues de l’entreprise  auprès des institutions concernées se fasse dans le délai imparti ;

21. Coordonner la préparation du Business Plan de l’entreprise  (Budget Annuel) et procéder à la consolidation des informations ;

22. Accompagner les chefs des départements et les autres personnels de programme sur les approches appropriées sur la gestion financières des budgets des subventions, y compris la flexibilité budgétaire et la permissivité des couts ;

23. Élaborer les budgets des nouveaux projets en collaboration avec les membres des autres départements et les soumettre au Directeur Administratif et Financier pour revue ;

24. Maintenir les Allocations des Coûts Partagés pour assurer l'équité dans la distribution des couts sur les projets ;

25. Assurer le développement et la mise en œuvre de contrôles internes en mettant l'accent sur les exigences imposées par les règles et règlements du Bailleurs ;

26. Soumettre mensuellement à la direction une analyse sur le rapport des dépenses en vue d'identifier les problèmes et des erreurs de sur/sous dépenses et de codification potentielles. Soumettre chaque mois à la direction une analyse sur les données statistiques afin de permettre une meilleure prise de décision en vue de l'amélioration la productivité sur terrain ;

27. Assurer le plein respect des procédures internes et veiller à ce que les ressources soient proprement budgétisées, analysées, décaissées, suivies et rapportées ;

28. Assurer que les dépenses du projet par rapport au budget, la gestion de l'argent liquide, l'enregistrement des dépenses, le rapportage et la documentation sont conformes aux directives de l’entreprise  et des bailleurs ;

29. Fournir les directives aux chefs des canaux de prestation et gestionnaires de programmes et au personnel de l’entreprise  sur les approches appropriées dans la gestion financière des budgets y compris la flexibilité du budget et l'autorisation des coûts ;

30. En collaboration avec le Manager Logistique, assuré que le journal de consommation de stock est correct ;

31. Mettre en place un système de vérification hebdomadaire des sorties de stock ; Assurer que la triangulation (comparaison) des données de prestation et la consommation de stock est faite régulièrement ;

32. Veiller au respect des délais et des exigences de rapports financiers fixés par de l’entreprise  et les bailleurs. Préparer des rapports analytiques mensuels, trimestriels et ad hoc pour les membres de la direction afin qu'ils aient connaissance des dépenses des différents projets en cours ;

33. Vérifier et analyser toutes les transactions comptables et financières et assurer l'exactitude préalable, conformément aux budgets ;

34. Assurer la bonne exécution des activités de comptabilité du projet, y compris (mais sans s'y limiter): rapprochements bancaires en temps opportun et précis, facturation, suivi des dépenses par rapport aux obligations budgétaires et de financement, projections financières et soumission des rapports financiers mensuels au siège de l’entreprise ;

35. Suivre et respecter les différentes instructions financières définies par l’entreprise  Londres, les bailleurs et les autorités locales, et les intégrer dans les traitements comptables ;

36. Élaborer les rapports financiers conformes et exacts dans les délais pour les bailleurs de fonds et les soumettre au Directeur Administratif et Financier pour revue ;

37. Assurer le suivi des dépenses imputées et leur éligibilité par rapport aux budgets et accords avec les bailleurs et partenaires et faire des propositions pertinentes d'actions correctrices aux responsables et à la Représentante Résidente ;

38. Prendre les initiatives dans le renforcement de la fonction de gestion financière des bureaux régionaux afin d'augmenter la redevabilité, minimiser les risques financiers et améliorer la qualité des rapports ;

39. Contribuer à l'établissement des critères clé de performance du personnel financier en provinces et leur donner un appui dans leur processus d'évaluation ;

40. Effectuer les visites périodiques de contrôle dans les bureaux régionaux et au sein des centres de prestation de services et s'assurer que tous les staffs de l’entreprise  comprennent les politiques financières, les procédures et les systèmes financiers de l'organisation ;

41. Superviser le personnel sous responsabilité, lui apporter un encadrement technique nécessaire, établir les priorités, suivre la performance, réaliser le coaching, assurer la motivation et assurer le renforcement des compétences sur les procédures et règlements financiers de l’entreprise ;

42. Appuyer le reste du personnel à comprendre et à interpréter les indicateurs et les rapports financiers du projet ;

             Procéder à la vérification adéquate des transactions financières des bureaux régionaux et alerter la direction de toute activité en conflit avec les règles en vigueur.

Profil recherché :

 

1.    Diplôme de licence en Comptabilité, Commerce, Economie ou des Etudes des Affaires. Au moins 7 années d'expérience dans la gestion financière des ONGs, ou d'une entreprise commerciale avec au moins 3 ans au niveau de superviseur.

2.    Expérience confirmée en matière d'application des systèmes de contrôle de coût, d'amélioration et de développement de projets.

3.    Connaissance du logiciel comptable, de préférence le système Sun System

4.    Maitrise de MS Office (Word, Power Point, Outlook) et particulièrement d'Excel avancé, niveau tableau croisé dynamique et autres fonctions Excel (ESSENTIEL).

5.    Expérience de travail antérieur avec les organisations internationales financées par des donateurs (tel que DFID, UN, institutions publiques ou autres donateurs prives). Bon communicateur ayant de fortes compétences en gestion de temps et en analyse. Fortes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques ;

6.    Forte capacité de mentor et de renforcement de capacité du personnel.

7.    Capacité de balancer les priorités concurrentes, battre les temps limites exigés et travailler sous pression ;

8.    Connaissance du français (ESSENTIEL) - Anglais (ATOUT MAJEUR).

9.    Capable de travailler avec une supervision limitée, être flexible et confortable avec un personnel multiculturel et travailler dans des conditions de défi.

10. Bonne volonté de visiter les bureaux de terrain et de voyager aux sites du projet et capacités d'écrire des rapports ;

11. Pro-choix o Sensibilité interculturelle et capacité à travailler efficacement dans différents contextes socioculturels ;

12. Capacité à équilibrer les approches fondées sur des données probantes et l'innovation pour s'adapter aux contextes changeants ;

13. Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d'optimiser notre capacité à influencer les autres ;

14. Vous partagez les connaissances, l’expertise et les ressources appropriées pour renforcer l'esprit d'équipe et éviter la duplication des efforts ;

15. Vous travaillez activement au sein d'une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d'équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures ;

16. Vous faites preuve de courage, d'authenticité et d'intégrité ;

17. Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez ;

18. Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée ;

19. Vous sollicitez des commentaires afin d'avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d'une manière qui les pousse à être encore plus efficaces ;

20. Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences ;

21. Vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d'accomplir votre tâche ;

22. Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de l’entreprise ;

23. Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d'un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire ;

24. Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d'équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition ;

25. Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe ;

26. Vous formuler une vision de I ‘avenir qui inspire et stimule les autres.

27. Conduite par une mission : Avec l'engagement inébranlable, nous existons pour donner l'autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise ;

28. Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l'atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible ;

29. Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l'impact croissant ;

Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d'autres conformément à notre mission.