Tâches à exécuter :

Ø  Rédiger et/ou vérifier les lettres officielles, rapports et autres documents relatifs à la mission ;

Ø  Organiser et confirmer les rendez-vous, tenir à jour un journal des absences, des réunions et des vacances. Prendre en note les réunions et préparer les procès-verbaux ;

Ø  Gérer tous les courriers/colis/fax entrants/sortants, et veiller à ce qu'ils soient correctement -enregistrés et distribués à leurs destinataires internes ou externes ;

Ø  Accueillir les invités et les visiteurs, en s'assurant que tout est propre et en bon état dans la zone de réception ;

Ø  Informer les superviseurs en cas d'incident/problème ;

Ø  Suivi, impression et remplissage des tout documents nécessaires pour garder les dossiers des employés à jour (ONEM, ayants-droits, CNSS, attestations familiales, attestation d'aptitude physique, et autres) ;

Ø  Maintenir une communication fréquente avec la Base d'Appui Kinshasa pour le statut des dossiers déposé à la CNSS Support à l'Assistant Coordo RH pour le suivi administratif pré-départ des équipes sur les évaluations et interventions Ordres de Mission, per diem, transmission des coordonnées pour les mouvements, et autres ;

Ø  Classement et archivage des dossiers personnels des staffs (sous contrat ainsi que Pool De Reserve) L'archivage des dossiers suivant les interventions, évaluations, recrutements ;

Ø  Gestion de stock et de l'inventaire papeterie RH, et passer les commandes à temps pour éviter la rupture. Mis-à-jour hebdomadaire de liste contact ;

Ø  Support administrative aux autres départements si besoins ;

Ø  Toutes autres taches demandées par le superviseur.

Profil recherché :

Ø  Études universitaires requis (Administration, gestion, comptabilité) et de secrétariat (souhaité) ;

Ø  3 ans d'expérience dans le domaine de l'administration/ RH ;

Ø  Maîtrise du français (écrit et parlé) ;

Ø  Maîtrise des logiciels informatiques de base (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Critères Souhaitables ;

Ø  Expérience dans le domaine de l'aide humanitaire, au sein de l’entreprise ou d'autres organisations non-gouvernementales ;

Ø  Avoir eu une expérience dans un poste similaire ;

Ø  Connaissances des langues locales en RDC : Lingala, Swahili, Kikongo, Tshiluba ;

Ø  Travail d'équipe et coopération, souplesse du comportement, gestion du stress, capacités rédactionnelles et communicationnelles, respect de la confidentialité, discrétion.