Tâches à exécuter :

L'agent de gestion des documents et d'archivage est responsable du processus de gestion, de conservation et d'élimination des documents et archives papier et électroniques reçus ou générés par le projet / la coordination; maintenir leur confidentialité (le cas échéant), leur intégrité, leur fiabilité et leur traçabilité; faciliter leur recherche pour le personnel qui le demande; expliquer les procédures à leurs coéquipiers; promouvoir une gestion responsable qui préserve le droit à la vie privée des patients, des communautés, des employés, des partenaires et des donateurs tout en appliquant les directives et le protocole MSF à leur contexte.

RESPONSABILITE

Pour chaque activité, dans chaque site, identifier et maintenir une liste de documents et registres principaux: informations nécessaires pour assurer la continuité des opérations (dont la perte pourrait avoir un impact sur les opérations ou le personnel de MSF) ou utiles pour une compréhension claire des activités et des décisions de MSF, identifiant document / archive prioritaires'.

1.     Mettre en œuvre la politique et les directives MSF pertinentes pour stocker et archiver les documents dans un référentiel physique ou numérique sécurisé et hermétiquement scellé, organiser des audits réguliers et des journées de nettoyage.

2.      Assurer la facilité d'accès, en accord avec les propriétaires de documents et de dossiers et selon les besoins, en établissant des droits d'accès physiques ou numériques et / od de publication (sur tableau d'affichage local, serveur, intranet, etc.).

3.      Élaborer et mettre en Œuvre des processus pratiques et réalistes pour la sauvegarde des documents et des archives (sauvegarde), l'évacuation, la mise en veille prolongée ou la destruction en cas d'urgence (évaluation des risques et planification d'urgence), et rendre compte de leur mise en œuvre.

4.     Évaluer et rendre compte de l'état de la gestion des documents et des archives.

5.     Construire et mettre en œuvre de façon proactive des méthodes / stratégies créatives pour améliorer la qualité de la gestion des archives par site, appliquer la politique et les meilleures pratiques MSF, travailler avec les IT pour organiser les serveurs locaux et avec des conseillers juridiques pour adapter le calendrier de conservation des archives MSF à la législation locale (conformité).

6.      Informer systématiquement le nouveau personnel et rappeler régulièrement au personnel existant les processus, les mesures de sécurité, la protection des données et leur rôle dans la gestion des documents et des archives. Débriefer tout le personnel sortant pour faciliter la conservation et le transfert des documents et enregistrer la propriété avant le départ.

Profil recherché :

CRITERES DE SELECTION

Critères Indispensables

 Diplôme : en archives et bibliothèques, en gestion de l'information ou secrétariat, en gestion administrative, en finances, en collecte de données, en encodage de données.  Minimum 2 ans d'expérience dans la gestion de documents et de dossiers  Maîtrise de la langue française (niveau Cl)

Critères Souhaitables

    Expérience dans le domaine de l'aide humanitaire, au sein de MSF ou d'autres organisations non gouvernementales

Qualités requises