Tâches à exécuter :

Ø  Rédiger des lettres sur la base de quelques indications. Demander toutes les précisions requises ;

Ø  Assister à la rédaction de documents de présentation de CARE au niveau national et autres documents de relations publiques ;

Ø  Organiser le classement et bien tenir les archives du bureau de Kinshasa ;

Ø  Prendre tous les rendez-vous à l'extérieur pour la Directrice payses bien les noter et les lui rappeler. Coordonner avec le logisticien pour les sorties ;

Ø  Coordonner les visites prévues et imprévues. Accueillir et orienter ses visiteurs. S'assurer que café' thé, eau sont disponibles et proposés ;

Ø  Coordonner la réception des visiteurs. S'assurer que le gardien reçoit toujours les visiteurs de façon courtoise et sécuritaire à la fois. S'assurer avec le gardien que le visiteur peut être reçu. L'accueillir, raider et l'orienter Vers la personne appropriée ou prendre un message si la personne est absente permettant de donner satisfaction au visiteur, Essayer d'effectuer un barrage maximum pour les visiteurs inopportuns. Jouer en outre un rôle d'interprète pour les visiteurs non-francophones au besoin ;

Ø  Répondre au téléphone commun du bureau de façon courtoise et en démontrant une volonté d'aider l'interlocuteur ;

Ø  Gérer les courriers qui rentrent au bureau : Ouvrir les courriers reçus promptement. Remettre l'original à la personne devant répondre et toujours en faire une copie pour le dossier de circulation et au besoin les autres personnes concernées. Si la Directrice pays a besoin d'y répondre personnellement, en effectuer le suivi avec lui. Classer promptement chaque courrier dans le dossier d'archives approprié. Etre responsable4es autres aspects de l'archivage, notamment la classification (respect de la nomenclature de l’entreprise et ajouts judicieux) et l'organisation physique des dossiers qui doivent toujours être bien rangés, accessibles et organisés. Avoir un système en place pour s'assurer que les dossiers empruntés sont bien retournés ;

Ø  Tenir la petite caisse : S'assurer que les demandes reçues sont bien documentées et autorisées, S'assurer que la somme décaissée est correcte et reçue selon les normes, S'assurer que le solde est toujours suffisant pour les transactions prévues de la journée, Bien sécuriser la petite caisse et faire des comptes physiques au moins quotidiens ;

Ø  Etre responsable du stock physique des fournitures de bureau : assurer que les fournitures soient bien rangées et conservées. Ne servir que sur la base d'une demande dûment autorisée et selon la personne ou service demandeur, Attirer l'attention sur les niveaux de stock anormaux. Conseiller sur les types d'achat à effectuer ;

Ø  Effectuer les réservations d'hôtel pour tout voyage des staffs à Kinshasa ou de maison de passage pour les visiteurs. Discuter avec les demandeurs de leurs préférences et s'assurer de la satisfaction de ses clients ;

Ø  Faire la rédaction et l’archivage des lettres de protocole (autorisations légales diverses, visas, permis,…) ;

Ø  S'assurer de [a bonne exécution du service de cuisine et de la propreté des locaux ;

Ø  Suivre étroitement tout nouveau dossier déposé par l’entreprise aux différents ministères, à ta DGM et dans d'autres bureaux national au niveau de Kinshasa ;

Ø  Assister les collègues des bureaux terrain dans la signature des dossiers auprès de la directrice pays.

Profil recherché :

Ø  Avoir un diplôme universitaire en secrétariat, gestion administrative, commerciale ; ou équivalent

Ø  Connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, Internet) ;

Ø  Savoir au moins lire et écrire l'Anglais

Ø  Au moins 1 an dtexpérience dans une position similaire au sein d'une ONG Internationale

Ø  Etre courtois(e) et accueillant(e)

Ø  Bonnes capacités de communication verbales et écrites

Ø  Initiative et dynamisme

Ø  Etre méthodique et organisée

Ø  Etre perfectionniste

Ø  Aimer un travail diversifié et savoir gérer plusieurs dossiers en même temps

Ø  Aimer le travail d’équipe

Ø  Démontrer une intégrité personnelle et savoir faire respecter celle de l’organisation

Ø  S'attacher aux valeurs fondamentales (Transformation, Intégrité, Diversité, Egalité, Excellence) et être loyal envers la vision et la mission de l'organisation

Ø  Etre flexible, aimer les défis et ne pas craindre le changement

Ø  Etre capable de travailler en équipe multidisciplinaire et en collaboration avec d'autres staffs du projet de CARE et partenaires opérant à partir de la même base ou bureau

Ø  Etre méthodique et organisé(e), savoir très bien planifier et organiser son travail en respectant les priorités et les délais ;

Ø  Savoir travailler de façon indépendante tout en respectant la hiérarchie établie ;

Ø  Etre disponible et sensible aux problèmes de terrain.