Tâches à exécuter :

Sous la supervision du Régional Manager Haut Katanga, la Chargée Administrative et Logistique doit assurer les commandes, les achats du bureau et coordonner leurs répartitions dans tous les sites suivant les besoins de départements et de bureau avec suivi. Elle gère également le patrimoine de l'entreprise, (propreté, fourniture, réparations, travaux etc.) et la flotte du bureau ainsi que les chauffeurs.

Fonctions essentielles

v  Assurer la coordination des activités du département •

v  Superviser l'équipe d'Administration (Chauffeurs, Assistants, nettoyeurs, gardiens, jardiniers, policiers), résoudre et orienter les problèmes liés à l'administration • Gérer les relations avec les partenaires, clients et fournisseurs ;

v  S'assurer la distribution des frais de missions aux agents pour les déplacements de proximités ,

v  Assurer la mise en œuvre du plan d'approvisionnement de la société

v  S'assurer la conformité des documents utilisés par le service (nomenclature, format ISO, entête service) ;

§ 

v  S'assurer du bon archivage des documents ;

v  Participer aux réunions avec les autres directions, les consultants et/ou les membres de la Direction ;

v  Se rapprocher de chaque département pour relever les besoins urgents et/ou éclaircir leurs demandes ;

v  Gérer la flotte automobile du bureau dans le dispatch, courses du bureau, maintenance des véhicules, propreté, approvisionnement carburant et sécurité achat des documents de bords etc. ,

v  Gérer la logistique en matière de déplacements des agents, expédition du matériel/équipements ou véhicules vers d'autres bureaux,

v  Vérifier les stocks des articles et déclencher des alertes, au besoin, et préparer les demandes d'achats en cas d'atteinte du stock minimum ;

v  S'assurer que la procédure d'état de besoin, validation, procédure d'achat (cotations, appels d'offre, comparaison des offres, contrat, bon de commande, bon de réception), approvisionnement (entrée en stock, bordereau d'expédition, etc.) ;

v  S'assurer du nettoyage des parties communes, bureaux et installations hygiéniques ;

v  Réaliser les achats de consommables, services et autres tout en veillant sur les stocks ;

v  Contrôler les justificatifs des achats et les soumettre à la finance endéans les délais ;

v  Assurer un système de suivi de consommation et d'achat de routine qui évite toute rupture de stock ;

v  Planifier des demandes d'achats suivant les besoins, le volume du stock et la consommation ;

v  Planifier les livraisons suivant les besoins et la disponibilité de réception des clients internes ; Rechercher et sélectionner les meilleurs fournisseurs potentiels, envoyer les offres et faire le suivi ;

v  Participer à aux organisations des événements du bureau en collaboration avec les

v  Ressources Humaines et le Marketing ,

v  Tenir un fichier de gestion des Immobilisations ;

v  Effectuer la désaffectation des matériels en accords avec les finances ;

v  Tenir une liste des matériels se trouvant dans tous les bureaux ;

v  Organise les protocoles et l'accueil des visiteurs ;

v  Organise la restauration des visiteurs, agents et clients en formation

v  Faire la réservation des hôtels en faveurs des visiteurs ;

v  Organise les emplacements des agents ;

v  Effectuer les reporting hebdo, mensuel, trimestriel et annuel des activités Exécuter toutes autres tâches sollicitées par la hiérarchie.

Profil recherché :

v  Diplôme universitaire en sciences commerciales ou dans un domaine similaire ;

v  Minimum 4 ans d'expérience dans l'Administration de bureau, gestion des stocks et logistique au poste de chargé du département •

v  Solide compétence en gestion des équipes et situation d'urgence

Bonne maitrise de l'outil informatique •

v  Savoir tenir à jour une base des données ;

v  Capable de travailler dans un environnement stressant et faire rapport à plusieurs personnes

v  simultanément ;

v  Bonne capacité à communiquer et rédiger les correspondances ;

v  Maitrise du français et de l'anglais ;

v  Bon sens de l'organisation ;

v  Pro-actif et anticiper les besoins récurrents ;

v  Dynamique et faire usage de créativité •

v  Intègre, loyale et discret ;

v Capable de travailler les jours fériés et gérer d'autres imprévus ; Être mentalement et physiquement forte.

Comment Postuler

CV détaillé, copies des diplômes, certificats, copie de la carte d'identité ou son équivalent et une carte de l'ONEM.

Vous trouverez cette offre sur notre site inscrivez-vous et postulez directement en joignant votre dossier complet.

Ou encore, envoyez votre dossier à l'adresse suivante : recrutement.lushi@itmafrica.com avec comme objets du mail « Chargée Administrative Logistique »

Date limite de la candidature : 03 février 2025.

Offre : Interne  Externe

ITM SARL porte à la connaissance de tous ses candidats que tout recrutement est gratuit, c'est-à dire sans aucun frais