Tâches à exécuter :

Ø  Assurer la coordination des activités du département •

Ø  Superviser l'équipe d'Administration (Chauffeurs, Assistants, nettoyeurs, gardiens, jardiniers, policiers), résoudre et orienter les problèmes liés à l'administration • Gérer les relations avec les partenaires, clients et fournisseurs ;

Ø  S'assurer la distribution des frais de missions aux agents pour les déplacements de proximités ,

Ø  Assurer la mise en œuvre du plan d'approvisionnement de la société

Ø  S'assurer la conformité des documents utilisés par le service (nomenclature, format ISO, entête service) ;

§ 

Ø  S'assurer du bon archivage des documents ;

Ø  Participer aux réunions avec les autres directions, les consultants et/ou les membres de la Direction ;

Ø  Se rapprocher de chaque département pour relever les besoins urgents et/ou éclaircir leurs demandes ;

Ø  Gérer la flotte automobile du bureau dans le dispatch, courses du bureau, maintenance des véhicules, propreté, approvisionnement carburant et sécurité achat des documents de bords etc. ,

Ø  Gérer la logistique en matière de déplacements des agents, expédition du matériel/équipements ou véhicules vers d'autres bureaux ,

Ø  Veiller au Branting du bureau et des véhicules (charte, logo, couleurs des bureaux, fournitures etc,

Ø Superviser le dispatching des produits d'entretien, nettoyage, fourniture de bureau et consommable alimentaire

Ø  Veiller à la couverture la plus optimale des agents en EPI ;

Ø  Effectuer les inventaires gestion de stocks et états de lieu des infrastructures

Ø  Vérifier les stocks des articles et déclencher des alertes, au besoin, et préparer les demandes d'achats en cas d'atteinte du stock minimum ;

Ø  S'assurer que la procédure d'état de besoin, validation, procédure d'achat (cotations, appels d'offre, comparaison des offres, contrat, bon de commande, bon de réception), approvisionnement (entrée en stock, bordereau d'expédition, etc.) ;

Ø  S'assurer du nettoyage des parties communes, bureaux et installations hygiéniques ;

Ø  Réaliser les achats de consommables, services et autres tout en veillant sur les stocks ;

Ø  Contrôler les justificatifs des achats et les soumettre à la finance endéans les délais ;

Ø  Assurer un système de suivi de consommation et d'achat de routine qui évite toute rupture de stock ;

Ø  Planifier des demandes d'achats suivant les besoins, le volume du stock et la consommation ;

Ø  Planifier les livraisons suivant les besoins et la disponibilité de réception des clients internes ; Rechercher et sélectionner les meilleurs fournisseurs potentiels, envoyer les offres et faire le suivi ;

Ø  Participer à aux organisations des événements du bureau en collaboration avec les

Ø  Ressources Humaines et le Marketing ,

Ø  Tenir un fichier de gestion des Immobilisations ;

Ø  Effectuer la désaffectation des matériels en accords avec les finances ;

Ø  Tenir une liste des matériels se trouvant dans tous les bureaux ;

Ø  Organise les protocoles et l'accueil des visiteurs ;

Ø  Organise la restauration des visiteurs, agents et clients en formation

Ø  Faire la réservation des hôtels en faveurs des visiteurs ;

Ø  Organise les emplacements des agents ;

Ø  Effectuer les reporting hebdo, mensuel, trimestriel et annuel des activités Exécuter toutes autres tâches sollicitées par la hiérarchie.

Profil recherché :

COMPETENCES, QUALIFICATIONS ET AUTRES CONDIDTIONS

v  Diplôme universitaire en sciences commerciales ou dans un domaine similaire ;

v  Minimum 4 ans d'expérience dans l'Administration de bureau, gestion des stocks et logistique au poste de chargé du département

v  Solide compétence en gestion des équipes et situation d'urgence

v Bonne maitrise de l'outil informatique

v  Savoir tenir à jour une base des données ;

v  Capable de travailler dans un environnement stressant et faire rapport à plusieurs personnes

v  simultanément ;

v  Bonne capacité à communiquer et rédiger les correspondances ;

v  Maitrise du français et de l'anglais ;

v  Bon sens de l'organisation ;

v  Pro-actif et anticiper les besoins récurrents ;

v     Dynamique et faire usage de créativité

Comment Postuler

Dossier de candidature : CV détaillé, copies des diplômes, certificats, copie de la carte d'identité ou son équivalent et une carte de l'ONEM.

Vous trouverez cette offre sur notre site m inscrivez-vous et postulez directement en joignant votre dossier complet.

Ou encore, envoyez votre dossier à l'adresse suivante : recrutement.lushi@itmafrica.com avec comme objets du mail «Une Chargée Administrative Logistique»

Offre : Interne Externe

ITM SARL porte à la connaissance de tous ses candidats que tout recrutement est gratuit, c'est-àdire sans aucun frais.

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement