Tâches à exécuter :

Responsabilités

1.     Exécuter la saisie de données de tout ce qui concerne le matériel d'investissement créer les entrées/documents appropriés du matériel dans TMS, en s'assurant que toutes les données saisies sont bien approuvées, que la documentation appropriée a été reçue, et que les processus de saisie de données ont eté appliqués dans les délais et de manière efficace.

2.    S'assurer que les données collectionner et saisies dans les bases de données sont exactes et complètes, vérifier les réceptions dans le système TMS sont correctes, veiller à ce qu'aucune personne non autorisée n'ait accès à la base de données et effectuer des vérifications de routine de la base de données pour en assurer la cohérence.

3.    Signaler immédiatement les anomalies constatées dans la base de données au supérieur hiérarchique et technique (support TMS à Bruxelles).

4.    Appliquer les flux de travail, à l'entrée et à la sortie de tous les documents liés à la logistique. Classer les documents selon les normes de MSF

5.    Aider le supérieur hiérarchique à déterminer les articles atteignant le point de fin de vie/déclasser, se référer à la base de données de TMS. Discuter tous les jours des progrès avec le supérieur hiérarchique, et faire rapport au restant des projets lors de la réunion hebdomadaire de l'équipe.

6.    Obligations de rapport : identification (en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique, des risques potentiels relatifs au           ; faire rapport sur les matériels commandés reçus

Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte

 

1.    En collaboration/support avec les responsables log de chaque projet/BAP de maintenir à jour l'inventaire du matériel d'investissement de la mission RDC

2.    Assurer le maintien et la fiabilité de la Base de données dans la logiciel MSF qui s'appelle « Track My Stuff » ou appelé suivant T MS

3.    Suivre les mouvements du matériel d'investissement à travers la mission.

4.    Gérer les commandes de réparation et faire la mise à jour du statut de chaque équipement  Suivre la fin de vie du matériel

5.    Il/Elle fera preuve d'un sens élevé du respect de la confidentialité étant donné son accès privilégié aux informations essentielles relatives aux activités de MSF-B en RDC Activités principales

6.    Sous la supervision technique et la responsabilité hiérarchique du Coordinateur Logistique Adjoint a pour responsabilité et en collaboration avec les logs projets de :

a)      Matériel d'investissement

v Suivre le matériel d’investissement et faire la mise à jour des fiches d'identification T MS de chaque asset.

v Assurer l'archivage électronique et physique des nouvelles fiches d'identification et les documents des matériels d'investissement affectés à Bangui, mais aussi dans l'ensemble de la mission

v Créer, pour les achats locaux de matériel d'investissement, des nouvelles fiches sur TMS

v Affecter les numéros MSF aux nouveaux appareils, en fonction de leur famille, pour

v L'ensemble de la RDC et s'assurer de leur présence et visibilité. Il est donc en contact régulier avec les projets et bases d'appui de la mission.

v Mettre à jour les équipements avec leur code supply locaux (en collaboration avec département. Supply de la mission

v Suivre tous les mouvements du matériel d'investissement (réception nouveau matériel, Réception et retour réparation, déclassement...) et reste donc en contact permanent avec les Logs projets, les référents techniques, le responsable Supply et le CoTl-Adj.

v Apporter son soutien aux projets dans la gestion et le suivi du matériel d'investissement.

v Faire des visites de terrain en cas des besoins

v Remettre chaque fin du mois au CoTL-Adj et chaque projet concerné un récapitulatif de tous les mouvements concernant les matériels d'investissement nouvelles entrées, pannes, déclassements, retour de réparation, selon le modèle fourni dans le canevas du rapport mens

v Organiser de briefing sur le TMS pour les nouveaux arrivants (LHS et MHS)

b)      Réception et retour des marchandises :

v  Réceptionner le nouveau matériel (international et national) et assurer le suivi avec le Réfèrent Technique et les projets concernés.

v  Réceptionner le matérièl en panne et assurer le suivi avec le projet concernant et le Réfèrent Technique concerné.

c)       Traitement des commandes de réparation / remplacement :

v  Suivre les commandes de réparations dans TMS

d)      Archivage

v  S'assurer que tous les documents techniques relatifs au matériel d'investissement sont bien disponibles avec les items en stock au niveau des proj

v  S'assurer que tous les documents (papier et informatique) liés au déclassement soient classés et archivés selon le canevas prévu.

e)      Document d'expédition

v  En collaboration avec le département Supply, il prépare le matériel et suit les priorités Fixées par le CoTL-Adj

v  Assure que les changements de statuts dans TMS sont réalisés en collaboration avec les logs projets

f)        Rapports et communication :

v  Une fois par mois, il remet au COTL-Adj son rapport sur la situation et le mouvement du matériel.

v  Chaque fois que nécessaire, il informe le CoTL-Adj de toute différence entre les inventaires Physiques et théoriques.

Profil recherché :

Éducation :   L'éducation secondaire essentielle,

Expérience Expérience dans le domaine de gestion de matériel et stocks

Langues

Indispensable : Langue de la mission (Français) ; langues locales.

Connaissance :

Expérience dans le domaine de gestion de matériel et stocks

Connaissances informatiques avancer (Excel et Word)

Bonne maitrise de la langue française

Respect des règles et procédures MSF

Précision, rigueur et sens des responsabilité

Bonnes capacités relationnelles Flexibilité et proactivité Compétences :

Sens du résultat et de la                L2

Travail en équipe et coopération L2

Souplesse de comportement L2

Adhésion aux principes MSF L2

Gestion du stress L3

 Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission.

Comment Postuler

Curriculum Vitae (Maximum 2 pages).

Lettre de motivation (Maximum 1 page).

Copie des diplômes requis pour le poste ou du diplôme le plus élevé.

Copie des attestations de formation en relation avec le poste.

Copie des attestations de service en relation avec le poste.

Copie de la carte ONEM pour le candidat sans emploi.          Copie de la carte d'identité.

Tout dossier incomplet ou ne répondant pas aux critères indispensables sera éliminé.

Il pourra éventuellement être demandé aux candidats présélectionnés de fournir d'autres attestations / compléter leur dossier à un stade ultérieur. Les dossiers de candidatures ne seront pas restitués.

ETAPES DE CANDIDATURE

Les dossiers de candidature sont à envoyer par email à l'attention de la Responsable Ressources Humaines et Finances de la Base d'appui de MSF-B à Kinshasa à l'adresse suivante : msfocb-kinshasa-recrutement@brussels.msf.org

Envoi des documents requis en format pdf en précisant dans l'objet « Candidature au poste d'Agent Gestion de données ».

Ou en dossier physique dans une enveloppe sous pli fermé. L'enveloppe doit porter au recto le titre du poste pour lequel le candidat postule et au verso le nom du candidat.

Le dossier doit être déposé au bureau MSF au n ^o 11 de l'avenue Massamba, Quartier Bassoko, Commune de Ngaliema au plus tard Mercredi le 15/01/2025 à 17H00 Important

Toutes les personnes qualifiées et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement