Tâches à exécuter 

Les missions principales sont :

1. Gestion administrative et logistique

v     Assurer la gestion du pointage du personnel

v     Rédiger les compte-rendu des réunions

v     Préparer la logistique pour la réalisation des réunions, missions, ateliers et formations (réservation des salles, préparation des tables et collations...)

v     Assurer quotidiennement les différentes tâches administratives et de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement du bureau

v  Assurer l'accueil des visiteurs, la gestion des courriers et livraisons et les entrées et sorties des bâtiments du bureau

v  Effectuer les achats de fournitures pour le bureau

v  Apporter son appui aux membres de l'équipe pour la réalisation des tâches diverses qui entrent dans ses compétences

v  Gérer le parc des photocopieurs / imprimantes

v  Effectuer l'enregistrement et le classement de tous les courriers entrants et sortants

2. Tenue de caisse et comptabilité

v  Tenir les caisses de devises différentes

v  Tenir les outils de caisse (journal de caisse, livre de caisse, DE et BS caisse) en respectant la procédure

v  Vérifier les pièces justificatives pour les dépenses effectuées à la caisse

v  Assurer les tâches d'appui à la comptabilité du projet

v  Préparer les pièces justificatives pour la bonne tenue de la comptabilité

v  Effectuer un classement rigoureux et régulier

v  Obtenir les liquidités

v  Réaliser les transactions monétaires nécessaires

3. Missions autres

v  Effectuer ponctuellement les missions d'appui vers les partenaires dans la tenue de la caisse

v  Contribuer activement à la bonne tenue du bureau

v  Selon les besoins du bureau, et les compétences-de l'Assistante Administratif.ve, appuyer les autres membres du bureau dans la réalisation de tâches exceptionnelles.

v   

Profil recherché :

D.1 QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ATTENDUES

v  Diplôme d'études supérieures ou d'un diplôme d'études professionnelles dans le domaine de comptabilité, gestion financière, sciences économiques ou domaines similaires

v  Expérience significative et positive d'au moins 3 ans en qualité de secrétaire calssierère / comptable / assistant-e administratif•ve / assistant•e financier-ère au sein d'une institution publique ou privée reconnue et structurée

v  Connaissance des logiciels de bureautique de base (Suite Office 365 : Word, Excel, Outlook, Teams)

v  Connaissance administrative générale

v  Connaissance de Winbooks ou autre logiciel comptable (atout)

D.2 COMPÉTENCES ET APTITUDES

v  Capacité à travailler harmonieusement en équipe

v  Rigueur et minutie

v  Sens de l'organisation et fiabilité

v  Tact, respect, discrétion, sens du contact

v  Bonne expression écrite et orale

v  Probité intellectuelle et morale, engagement au respect des règles déontologiques et d'intégrité de l'ONG, et des procédures de l'ONG et des bailleurs de fonds

v  Intérêt pour le secteur d'activité et les missions de la structure

v  Exempt de condamnation en raison de manquements ou de comportements sanctionnés par la loi

v  Bonne humeur et humour

D3. CONDITIONS DE L'EMPLOI

v  Contrat à temps plein

v  Contrat à durée indéterminée, assorti de 6 mois d'essai

1 Poste à pourvoir Immédiatement

v  Salaire en accord avec les barèmes d'ULB-Coopération

v  Prorata de 26 jours de congés légaux annuels

v  Prise en charge des soins de santé moyennant les modalités d'ULB-Coopération

v  Évaluation en fin de période d'essai et évaluation annuelle réglementaire

COMMENT POSTULER :

v  Une lettre de manifestation d'Intérêt pour le poste, Indiquant les motivations, la date de disponibilité, les coordonnées et adresses physique et électronique, et toute information complémentaire pertinente

v  Un curriculum vitae à jour

v  Les copies des diplômes et autres documents justifiant les aptitudes et qualifications du-de la candidat (e), en lien avec le poste, mentionnés dans le curriculum vitae (qui devront par la suite être certifié conformes si le candidat (e) est retenu)

v  Au moins deux références professionnelles (noms, prénoms, N° de téléphone et e-mail), dont au moins celle du dernier employeur du-de la candidat-(e), les personnes référencées seront contactées par l'ONG en cas do candidature retenue

par cet appel devront impérativement remplir préalablement le formulaire en les candidat.e.s intéressé.e.s ligne en utilisant le lien suivant forms.office.com/e/m5zkjKULHe

Le dossier de candidature avec la mention « Appel à candidature pour le poste de l'Assitant.e Administratif.ve » est à déposer au plus tard le 26/07/2024 à 16h00

·          Sous pli fermé (non restituable) au coordinateur responsable des projets du bureau d'ULB­Coopération, à déposer au Bureau de Coordination d'ULB-Coopération de Kinshasa : 8486 Immeuble Davier Triangle 1" étage, croisement des avenues Mpolo Maurice, du livre et Kasa­Vubu, Kinshasa Gombe

OU

1 Sous pli fermé (non restituable) au coordinateur responsable des projets du bureau d'ULB­Coopération, à déposer au Bureau de Coordination d'ULB-Coopération de Mbanza-Ngungu : dans la Paroisse Sacré-Coeur, en face du bureau de Territoire.

OU

v  Aux 2 adresses courriel  serge.ngaliima@ulb-cooperatIon.org et aline.tumagen@ulbcooperation.org

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement