Tâches à exécuter :

1.    Collaborant avec l'ensemble des Sections MSF pour assurer que les procédures d'implémen­tation sont respectées et harmonisées ;

2.    S'informant et en appliquant les procédures actées dans le cadre de l'implémentation en collaborant de près avec les services concernés du MAE, notamment avec le Protocole d'Etat

3.    Lançant les demandes auprès des autorités concernées et en collaboration avec les équipes concer­nées ;

4.    Faisant le suivi des dossiers portés devant les autorités concernées ;

5.       Participant à des négociations éventuelles liées à l'implémentation des immunités et privilèges prévus dans l'AdS ;

6.    S'adapter aux développements liés à l'implémentation récente de l'AdS en RDC ;

7.       Une fois la demande finalisée, s'assurant que la Section MSF concernée dispose de l'information né­cessaire et des documents inhérents ;

8.     Conservant et maintenant à jour les informations relatives aux procédures juridiques et administra­tives ;

9.     Archivant toute la documentation inhérente à ces procédures et leur mise en œuvre tant en papier qu'en informatique sur le serveur destiné, cette documentation devant aisément demeurer accessible aux usagers internes ;

10. Établissant et maintenant des contacts professionnels avec les autorités compétentes, notamment au niveau technique, selon le contexte et les besoins spécifiques de la mission et tenant à jour une liste complète, détaillée, de tous les contacts utiles dans le pays / la mission, comprenant noms, numéros de téléphone, adresses et autres détails pertinents ;

11. Garantissant qu'aucun échange illégal d'argent n'a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de MSF, à tout niveau, que ce soit auprès des autorités et/ou des individus

12.L'AdL du BdP sait communiquer avec des équipes interculturelles, fait preuve d'adaptabilité, de discrétion
et de réactivité. Son travail exige une grande rigueur, de la discrétion et une éthique professionnelle. Ce
poste est en intersection MSF, ainsi l'AC_ réalisera ses tâches pour le bénéfice de toutes les sections MSF.

13. En collaboration avec le BdP, l'AdL travaille sur des sujets déterminés dans le cadre de l'implémentation de l'AdS en RDC, et notamment

14.Procéder au suivi administratif des demandes de visas de courtoisie et des cartes diplomatiques pour chaque section de MSF en s'assurant que les dossiers sont en ordre et qu'aucune pièce ne manque ;

15. Se déplacer de manière quasiment journalière auprès du MAE afin de déposer les dossiers de demandes de visas/cartes diplomatiques auprès du Bureau des Visas/Bureau Identification et récupérer les documents dans les délais ;

16. Rendre compte des potentiels problèmes soulevés par le MAE en avertissant promptement la Responsable et le Gestionnaire du BdP ;

17.Scanner et transférer les passeports/cartes diplomatiques aux différentes sections et faire le lien avec le Bureau des Mouvements une fois les visas obtenus ;

18. Tenir à jour le tableau de suivi de l'obtention des visas de courtoisie et de la remise des cartes diplomatiques.

19. Garantir qu'aucun échange illégal d'argent n'a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de MSF, au niveau des autorités et des individus.

20. Procéder au suivi administratif des demandes d'importations en exonération auprès des autorités compétentes et en interne pour chaque section de MSF en s'assurant que les dossiers sont en ordre et sont complets ;

21. Se déplacer à une fréquence régulière auprès du MAE afin de déposer les demandes d'importations en exonération

22.Rendre compte des potentiels problèmes soulevés par les autorités compétentes en avertissant promptement la Responsable et le Gestionnaire du BdP

23.    Tenir à Jour le tableau do suivi des demandes d'importations on exonération.

24. Garantir qu'aucun échange illégal d'argent n'a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs do MSF, au niveau des autorités et des Individus.

25. Préparer, soumettre et assurer le suivi de toutes les demandes d'exonérations do TVA auprès des autori­tés compétentes et à l'interne do MSF.

26. Assurer l'archivage des demandes (registre et archives papier),

27. Maintenir à Jour les outils do suivi financier.

28.Faire des comptes rendus hebdomadaires sur l'avancement des dossiers et les activités,

29. Garantir qu'aucun échange illégal d'argent n'a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de MSF, au niveau des autorités et des individus.

30. Maintenir toute la documentation et tous les dossiers à jour, dûment et correctement classés, et aisément accessibles aux usagers internes.

31.Assurer l'archivage des demandes et des documents délivrés par les autorités compétentes.

32. Assister le Gestionnaire du Protocole et la/le Responsable du BdP dans le dépôt et suivi des demandes d'audiences auprès des autorités concernées.

33. Etablir et maintenir des contacts professionnels avec les autorités compétentes, selon le contexte et les besoins spécifiques de la mission.

34. Etablir des contacts avec des Agents de Liaison d'autres Organisations afin de bénéfice d'un réseau efficace en cas de blocages et difficultés diverses et de leurs expériences dans ce domaine.

35.      Fournir un support administratif Ad Hoc sur d'autres tâches telles que demandées par la Responsable du Bureau du Protocole

36.Faire des comptes rendus hebdomadaires sur l'avancement des dossiers et des activités.

37.      Procéder à l'archivage régulier et de manière organisée, selon les instructions données, des dossiers traités.

38. Maintenir toute la documentation et tous les dossiers à jour, dûment et correctement classés, et aisément accessibles aux usagers Internes.

39. Avec le soutien du Gestionnaire et de la Responsable, développer des outils de suivi des économies réalisées par le biais des nouvelles procédures implémentées avec l'AdS.

40. Assurer la visibilité du Bureau du Protocole tant auprès des services techniques des autorités con­cernées qu'auprès des équipes.

41. Il est précisé que cette liste n'est pas exhaustive et pourra être complétée modifiée au fur et à mesure

42.du développement de l'implémentation de I'AdS en RDC

Profil recherché :

1.    Formation de niveau secondaire indispensable. Etudes d'administration ou de communication désirées.

2.       Expérience d'au moins un an à un poste similaire, au sein de MSF ou d'autres organisations non-gouvernementales.

3.    Langue de travail de la mission (francophone) et de la région indispensable. La maitrise de l'anglais est un avantage.

4.       Excellentes connaissances en informatique (Word, Excel, Internet)

5.    Résultats

6.   Travail d'équipe Ll

7.   Flexibilité

Comment Postuler

Toutes les personnes qualifiées et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :

, Une lettre de motivation

Un curriculum vitae avec trois personnes de références

Une photocopie de la pièce d'identité

. Copie des certificats de travail (expériences pertinentes en lien avec le poste) . Copie des diplômes

Une carte de demandeur d'emploi

Merci d'adresser votre candidature au bureau de médecins sans frontières France Bali-avenue Panzi N°7-quartier Basoko,Commune do Ngaliema,ou à l'adresse mail msf-ball-recrutement@msf.org

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement