Tâches à exécuter :

1.     L'assistant administratif fournira un soutien administratif et logistique général aux différentes équipes de PROLA. Ce poste relèvera directement du chef d'équipe des opérations et jouera un rôle crucial dans le maintien de flux de travail organisés et efficaces. Son rôle au sein de l'Equipe devra assurer un environnement de travail efficace, productif et sûr pour le personnel, les visiteurs, les prestataires de services, les fournisseurs, ainsi que les partenaires du Projet. L'Assistant (e) administratif (ve) travaillera très étroitement au sein de l'équipe d'administration et de finance sous la supervision directe du Chef d'Equipe d'Opérations.

2.           Préparer la documentation sur les calculs pour les rémunérations des employés et les paiements des taxes applicables.

3.     Traiter la documentation relative aux paiements des employés et aux fournisseurs locaux.

4.     Vérifier et traiter les notes de frais de déplacement et la fracturation des consultants.

5.           Assurer la tenue de la petite caisse du Projet (demande d'approvisionnement, livre de caisse, bons de paiement, pièces justificatives d'encaissement et de décaissement, comptage de cash, rapportage) suivant les directives du Manuel de politique et procédures de Tetra Tech / MS1

6.           Faire le suivi des demandes de transferts bancaires pour les salaires des employés, les indemnités de licenciement, les paiements d'impôts et les paiements de la sécurité sociale (CNSS), les avances de fonds d'opérations de terrain, entre autres paiements

7.     Appuyer les trackers financiers + le scannage des documents financiers en temps opportun.

8.           Gérer les contrats des employés et des consultants, y compris l'exécution des contrats des biens et services, les bons de commande y afférents, et d'autres.

9.           Soutenir les processus d'accueil en fournissant un programme d'orientation et de formation pour les employés et les consultants pendant leur première semaine de travail.

10.  Soutenir les questions administratives liées aux ressources humaines des employés et des consultants.

11.  Soutenir la gestion des congés des employés et les processus d'enregistrement du temps du travail des employés.

12.  Soutenir les activités administratives en organisant et en archivant l'information, et maintenir tous les documents pertinents.

13.     Soutenir les processus de recrutement, y compris l'indication des avis de vacance en ligne, conformément à la législation du travail, les politiques et procédures de MSI, et aux règles de USAID. Il faut sélectionner les CVs ; Prévoir les entretiens des candidats potentiels ; et recueillir les documents nécessaires à l'approbation et la mise en place d'un Accord d'entente (AOU).

14.  Coordonner la soumission de tous les documents d'arrêt des contrats du travail et l'interaction avec les autorités fiscales. Ces mesures sont prises pour assurer que MSI respecte les règles locales de fin de contrat et des processus d'indemnité de départ.

15.  Soutenir les efforts d'approvisionnement du projet, y compris la sélection et les négociations avec les fournisseurs.

16.  Vérifier chaque jour que le matériel informatique et électroménager, les meubles de bureau, et le matériel roulant fonctionnent normalement et mettre à Jour le fichier d'inventaire y afférent.

17.  Prendre les dispositions logistiques pour les voyages de terrain (titres de voyage, ordre de mission, pick up aéroport, transport et expédition des matériels et équipements du projet), et pour les réunions internes (invitations, réservation de salles de conférence, repas, fournitures, liste de présences, etc.) en assurant le suivi d'exécution des bons de commandes avec les fournisseurs sélectionnés ;

18.  Assister dans les acquisitions tout en servant de point d'entrée du processus d'achat des biens et services (réception des réquisitions/demandes d'achat avec documentation de support pour collecte des signatures et approbations requises, collecte des cotations),

19.  Assurer la gestion des crédits de communication et Internet du staff, la disponibilité et la gestion des stocks des consommables du bureau et carburants véhicule/moto/générateur (y compris le classement hebdomadaire des fiches d'utilisation journalière) et assister dans les inventaires (tagging, tracking, spot checks).

20.       Participer aux réunions pour prendre des notes et identifier les actions a nécessaire au fonctionnement du bureau.

21.  Maintenir les tableau et fichiers nécessaires. Effectuer toute autre tâche établie par les besoins du projet

Profil recherché :

1.           Un minimum de 5 ans d'expérience professionnelle dont au moins trois ans dans un poste similaire au sein d'une ONG internationale.

2.     Licence en administration, en comptabilité, en finance, ou dans un domaine similaire requis.

3.           Expérience avec l'utilisation des applications de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) QuickBooks est souhaitable.

4.           Connaissance des réglementations d'approvisionnement du Gouvernement Américain (FAR) et de USAID est souhaitable.

5.     Expérience professionnelle travaillant sur des projets financés par USAID est fortement préférée.

6.     Compétences en prêtant attention aux détails, la priorisation, et l'organisation requis.

7.     Compétences au niveau professionnel en communications orales et écrites anglaises, et une bonne connaissance des communications orales et écrites en français requis

Comment Postuler

Toutes les personnes qualifiées et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :

Les candidat(e)s qualifié(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre leur Curriculum vitae (CV) avec au moins trois personnes de référence, et une lettre de motivation, et une copie de la Carte de Demandeur d'emploi pour les sans emploi

par courriel à : MSI.PROLA.HR@tetratech.com, en précisant en objet "Assistant Administratif — PROLA" ou en allant sur le lien : https^.//tetratech.referrals.selectmlnds.comfrnsi/jobs/administrative-assistant-promoting-rule-of-law­activity-42866

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement