Tâches à exécuter :

1.     Spécialiste administratif en charge de la gestion des mouvements du personnel et de toutes les procédures y afférentes, il agit en conformité avec les normes et procédures MSF et la législation nationale, ceci de manière à assurer le bon fonctionnement des activités.

2. Gérer, de concert avec le siège, les arrivées et les départs du personnel international du pays : visas, billets d'avion et ensemble des démarches nécessaires.

3. Coordonner avec les projets et le siège les mouvements des personnels (nationaux et internationaux) et les formalités administratives y afférentes (passeport, visas, per diem).

4.        Prendre en charge toutes les tâches administratives liées aux personnels transitant par la capitale (notamment transports, questions financières et logement.

5.       Veiller à tenir à jour les outils de pilotage des mouvements et les listes de contact mission et les diffuser régulièrement (notamment les listes des déplacements et des évacuations).

6.       Prendre en charge la demande de préparation des per diem, des moyens de télécommunication et de l'attribution des hébergements.

7.    Être responsable du classement des documents administratifs conformément aux normes MSF et à la législation nationale. Envoyer les documents exigés au siège en temps et en heure.

8.     Suivi des dates de validité des différents visas et permis : il fait toutes les démarches nécessaires pour la prolongation des visas et permis avant péremption.

9.     Maintenir une liste complète, détaillée et régulièrement mise à jour do tous les contacts utiles dans le pays / la mission, comprenant noms, numéros de téléphone, adresses et autres détails pertinents.

10. Maintenir toute la documentation et tous les dossiers à jour, dûment et correctement classés, et aisément accessibles aux usagers Internes.

11.Suivant la demande des missions MSF en RDC, gère les mouvements riens internationaux et nationaux depuis et vers le BALI et les missions MSF en RDC (réservation des billets d'avion pour les vols internes et éventuellement des vols internationaux).

12.                    Support au bureau du protocole dans la préparation des documents pour les visas.

13. Organise les mouvements du personnel MSF transit par Kinshasa (nationaux et internationaux) et les formalités administratives y afférentes (passeport, visas, per diem).

14. S’assurer que chaque personnel qui voyage en dehors de Kinshasa est en possession de documents nécessaires et veille au paiement des différentes taxes.

15. Tient à jour en permanence le fichier « Tableau des Mouvements » et le communique hebdomadairement aux différents départements du BALI.

16.               Tient à jour quotidiennement le tableau physique de mouvements aériens.

17.               Organise l'hébergement des visiteurs et personnel MSF de passage à Kinshasa.

18.Met à jour régulièrement toute la documentation administrative liée aux activités de son équipe (tableau de suivi passeport, tableau de suivi des visas et tableau de suivi des mouvements)

Profil recherché :

1.    Diplôme en études liées à l'administration

2.       Expérience d'un an à un poste similaire, au sein de MSF ou d'autres organisations non- gouvernementales indispensable

3.       Français, et Anglais souhaitable

4.       Langue locale

5.     Maîtrise de l'informatique indispensable (Word, Excel, internet

6.     et)

7.       Orientation résultats et qualité L2

8.       Travail en équipe et coopération L2 Souplesse de comportement L2 Adhésion aux principes MSF L2

9.     Gestion du stress L3

Comment Postuler

Toutes les personnes qualifiées et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement