Tâches à exécuter :

Sous la supervision de l'Assistant Administratif et Financier, le (la) secrétaire exécutera les tâches suivantes :

o   Assurer la réception, la saisie, l'expédition et le classement des différents courriers et documents,

o   Assurer les communications générales (Ressources Humaines, informations d'ordre général, ..)

o   Assurer la gestion des signataires,

o   Tenir et mettre à jour le bilan des ressources humaines de l'antenne  Rédiger les comptes rendus des réunions de service ;

o   Gérer la petite caisse de fonctionnement en respectant règles et procédures de gestion de caisse en vigueur au sein de la Société ; Tenir à jour le livre de caisse en dur et Excel

o   Etablir et remettre les chèques et ordres de paiement aux bénéficiaires ; Déposer les ordres de paiement à la banque contre un accusé de réception : Enregistrer les chèques et ordres de paiement émis :

o   Payer les tiers moyennant les pièces d'identité : cash, chèque ou ordres de paiement ;

o   Clôturer journalière ment la caisse avec l'Assistant Administratif et Financier ;

o   Produire les procès-verbaux de contrôle de caisse

o   Classer toutes les pièces justificatives de la caisse,

o   Tenir à jour le répertoire des comptes bancaires des fournisseurs et agents

o   Remettre les bulletins de paie aux agents contre accusés de réception ;

o   Archiver tous les documents administratifs et financiers,

Profil recherché :

Le Secrétaire devra avoir le profil suivant :

o     Etre de nationalité congolaise ;

o    Avoir au moins un diplôme de graduat en secrétariat de Direction, gestion administrative et financière, informatique de gestion ou une qualification équivalente ;

o   Avoir une expérience professionnelle d'au moins trois (3) ans au Secrétariat ;  Avoir une expérience professionnelle dans la gestion financière ou de la caisse d'au moins trois (3) ans ;

o   Avoir un sens d'organisation et de priorisation ;

o   Avoir la maitrise de l'utilisation de l'outil informatique (MS Word, Excel, Powerpoint) et l'internet

o   Maîtriser le français écrit, parlé et lu et la langue Swahili ;

o   Etre capable de coordonner plusieurs activités de façon simultanée,

        Etre disponible, intègre et capable de travailler sous pression ;

o                        Etre méthodique, sérieux, et vigilant afin d'éviter de faire des erreurs dans les comptes

o   Avoir un esprit d'initiative, de rigueur et de respect des échéances,

o   L'expérience au sein d'une institution financée par les bailleurs des fonds, d'une organisation du système de nations unies, d'un organisme de coopération ou d'une ONG internationale est un atout

o   Posséder de bonnes capacités relationnelles et de communication.