Tâches à exécuter :

L'Assistant Administratif et Financier (AAP) assumera les responsabilités ci- dessous

En matière administrative

1.   Gérer les différents contrats (administratifs, financiers, logistiques) et diverses conventions pour garantir leur respect dans le cadre législatif et/ou réglementaire, Gérer les ressources humaines,

2.    Mettre à jour les dossiers des agents,

3.    Organiser la paie des agents en utilisant les outils appropriés, Assurer le suivi de l'évaluation des agents par les personnes habilitées Archiver les documents administratifs, financiers et logistiques, Tenir le secrétariat de l'antenne,

4.    Préparer les réunions hebdomadaires de l'antenne

5.   Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus, rapports d'activités de l’antenne En matière logistique

Gérer le patrimoine,

1.    Organiser les inventaires périodiques des fournitures de bureau, matériels et équipements et tenir à jour toute la documentation y afférente (fiche de stock, réquisition, bon de sortie stock, bon d'entrée stock, bon de commande, procès-verbal de réception, ....

2.    Organiser la maintenance préventive et curative des équipements et matériels selon le plan de maintenance préétabli et mettre à jour les fiches de maintenance,

3.    Mettre à jour la base des données des fournisseurs contractuels et non contractuels,

4.    Gérer les contrats des fournisseurs,

5.    Effectuer les achats dans le respect des procédures (état de besoin, comparaison des prix, bon de commande, contrat, procès-verbaux de réception, facture…)

6.       Réceptionner, entreposer et distribuer les fournitures, matériels, équipements et consommables en utilisant les outils appropriés,

7.    Vérifier la tenue des carnets de bord et des carnets d'entretien par le chauffeur et les vérificateurs,

8.    Assurer l'acquisition des documents de bord et assurances des engins,

9.    Conduire les engins roulants,

10. Superviser les taches du conducteur de canot rapide,

11. Mettre en place un tableau de suivi du délai d'expiration de l'antivirus sur les ordinateurs,

12.   Renouveler l'antivirus sur les ordinateurs éligibles,

13.        Participer aux différentes commissions de passation des marchés relatives aux achats,

14.         

15.        Procéder à la rédaction des rapports logistiques périodiques (gestion des stock, consommation carburant, inventaires, … ) ,

16.         

17.        Tenir un tableau de bord des voyages planifiés du staff,

18.         

19.        Organiser tous les déplacements (moyens de transport, billets d'avion, transport vers l'aéroport/port/gare routière ou ferroviaire, formalités de voyage, réservation d'hôtel etc.),

20.         

21.        Effectuer les formalités de voyage de missionnaires,

22.         

23.        Contrôler l'état des bâtiments,

24.         

25.        Organiser l'entretien des bâtiments et superviser les taches des techniciens de surface,

26.         

27.        Prévenir, rapporter les incidents et assurer la mise en ce remédiation au besoin,

28.         

29.        Superviser le service de gardiennage.

30.         

31.        S'assurer de la sécurité du bureau.

-        En matière financière et comptable

Préparer le budget du fonctionnement et des activités de l'antenne,

Vérifier et exécuter les paiements et les recouvrements après leur ordonnancement par le Chef d'antenne,

Tenir la petite caisse de l'antenne,

Tenir à jour la comptabilité des opérations de l'antenne,

S'occuper des déclarations fiscales et des cotisations dans le délai et de leur paiement,

Vérifier et suivre le paiement des prestataires contractants auprès du détenteur des fonds et des Banques,

Assurer le recouvrement dans les meilleurs délais des avances faites aux agents de l'antenne pour solder les comptes débiteurs conformément à chaque avance

Vérifier l'existence des pièces justificatives probantes et suffisantes à l'appui des engagements. Particulièrement vérifier la présence (i) des plans de management validés, (ii) des outils d'indice et (iii) des rapports de vérification administrative, (iv) des rapports de gestion correcte des subsides et autres ressources mises à la disposition des structures contractantes,

Vérifier les aspects contractuels et financiers de chaque facture avant paiement (disponibilité des fonds sur la ligne budgétaire, état de besoin, demande de paiement, contrat, bon de commande, ),

Cosigner avec le Chef d'antenne les chèques, les ordres de virement/paiements ainsi que les autorisations de décaissement,

Participer à l'élaboration des plans de travail périodiques,

Fournir de façon hebdomadaire ou à la demande de la hiérarchie des informations précises sur la disponibilité des fonds en caisse et en banque, ainsi que sur le solde détaillé des comptes de l'antenne,

 Profil recherché :

L'Assistant Administratif et Financier devra :
1. Être de nationalité congolaise,

2. Disposer d'au moins un diplôme universitaire de graduat (Bac + 3) en gestion administrative et financière, sciences économiques ou diplôme

3.  Avoir au moins (3) ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative, financière et comptable dans un projet similaire ou équivalent,

4. Avoir l'expérience au sein d'une institution financée par les bailleurs des fonds, d'une organisation du système des nations unies, d'un organisme de coopération ou d'une ONG internationale,

5. Avoir de très bonnes connaissances des principes, méthodes et pratiques comptables, Avoir une capacité de planification, d'organisation et de travail méthodique,

6. Maîtriser l'outil informatique (MS Word, manipulation avérée d'Excel comme base de données, power point, internet, ...),

Être capable de gérer les conflits de manière autonome,

Avoir une expérience dans la mise en oeuvre de l'approche FBP ou avoir suivi une formation FBP (un atout),

Disposer d'un permis de conduire de catégorie « A » en cours de validité ou un tenant lieu,

Maîtriser le français écrit, parlé et lu et au moins une langue locale,

Être disponible, intègre et capable de travailler sous pression,

Avoir un esprit d'initiative, de rigueur et de respect des échéances,

Posséder de bonnes capacités relationnelles et de communication.

VI. COMPOSITION DU DOSSIER ET RECEPTION DES CANDIDATURES

Les candidats intéressés par le présent appel à candidature et répondant au profil doivent faire parvenir au plus tard à la date et à l'heure indiquée ci-dessous, leur dossier comprenant :

Une lettre de motivation à l'attention de la Directrice de l'EUP FBP KAT, avec coordonnées, adresses physiques et électroniques, dans lesquelles le candidat pourrait fournir toute information complémentaire qu'il juge pertinente et qui n'est pas fournie dans le CV,

Un curriculum vitae du candidat mis à jour rédigé en langue française,

Les copies de diplômes scolaires et académiques, certificats, attestations, brevets,

Les attestations des services rendus,

La carte de l'ONEM pour les chômeurs,

Les références (nom, adresse,  et numéro de téléphone) de 3 personnes de bonne moralité dont le dernier employeur. Le comité d'évaluation

Comment Postuler :

Les dossiers de candidatures complets, portant mention « Appel à candidature pour le posted'Assistant Administratif et Financier » peuvent être déposés contre récépissé au plus tard

le 2 avril 2024 à 16 h 30 (heure locale):

-          sous pli fermé aux adresses ci-dessous :

3181, Avenue de la Gloire, Quartier Gambela 11, (Croisement des avenues du PDG et de la Gloire), Commune/Ville de Lubumbashi;

13, Avenue de l'église, Quartier Centre Urbain, Commune/Ville de Kamina.

—       ou par voie électronique à l'adresse suivante en prenant soins de mentionner dans l'objet du mail « Appel à candidature pour le poste d'Assistant Administratif et Financier »: eupfbpkat.dir,recrutPgmailicom

NB : Les dossiers de candidature sous format électronique seront envoyés dans un seul fichier sous format PDF.

Seuls les candidats retenus seront contactés pour le test écrit dont le lieu sera communiqué. Les déplacements et autres frais engagés par les candidats résidant hors de Lubumbashi sont à leur charge exclusive.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

A l'issue de la procédure de sélection, les dossiers ne seront pas restitués.

IX. PROCEDURES INDICATIVES DE RECRUTEMENT

a) Critères administratifs :

—     Contrôle de tous les éléments requis dans l'appel à candidatures,

—     Analyse des dossiers par rapport aux diplômes et expériences requises.