Tâches à exécuter :

BUT PRINCIPAL

Assister le Responsable d'Intervention dans la mise en place et le suivi des activités finances/RH en effectuant parallèlement les travaux de la comptabilité et de l'administration, ceci conformément aux protocoles, normes et procédures MSF et de manière à assurer la traçabilité des documents et le respect des règlements nationaux du droit du travail et du droit fiscal

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Lors d'évaluation et d'intervention du PUC, l'Assistant Coordinateur RH/FIN EMI est responsable de la mise en place et du suivi des activités finance/RH en effectuant parallèlement les travaux de comptabilité et d'administration, ceci conformément aux protocoles, normes et procédures MSF et de manière à assurer la traçabilité des documents et le respect des règlements nationaux du droit du travail et du droit fiscal.

Gestion Administrative/RH lors d'intervention

Avant le départ en intervention

1.      Assister le Responsable RH PUC dans l'élaboration de l'organigramme et budget RH-Admin d'intervention. Préparer le Kit RH-Admin.

2.      S'assurer que la malle admin est envoyée avec le premier déploiement.

3.      Soutenir l'Assistant RH PUC dans l'émission des contrats, ordres de mission et PD pour tous les staffs pour la première période.

Au début de l'intervention

1.      Assurer la mise en place de l'accueil de staff en arrive, incluant un briefing sur le comportement responsable. S'assurer de la publication des tous les documents légaux.

2.      Creation de l'organigramme et de la contact list terrain.

3.      En collaboration avec le Supply, faire une analyse de marché pour organiser la caisse bouffe.

4.      Organiser le briefing de tout le personnel sur les règles concernant les conditions de vie, les aspects administratifs, le règlement intérieur, les politiques MSF-B PUC en place.

5.      Négocier et rédiger un contrat de bail, en support du RI, et s'assurer qu'un état des lieux est fait systématiquement avec les collègues logisticien.

6.      S’assurer que le recrutement des journaliers se fait en ligne avec les politiques RH et effectuer un planning de ces derniers.

Pendant l’intervention

1.      Effectuer un Sitrep hebdomadaire, incluant le suivi des journaliers.

2.      Préparer et assurer le suivi des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales.

3.      Transmettre à la Coordination PUC les informations nécessaires pour le calcul des jours de récupération et garder à jour les dossiers personnels en intervention.

4.      Sous la supervision du Responsable d'Intervention, s'assurer que les équipes terrain respectent les politiques RH, le Règlement Intérieur MSF et de la législation congolaise lors d'intervention/évaluation.

5.      En collaboration avec les autres responsable terrain, supporter dans l'utilisation rationnelle des RH en intervention (contrats et journaliers) et suivre les budgets alloués à ces dépenses.

6.      Assurer que les superviseurs évaluent leurs équipes terrain au terme de chaque intervention selon les objectifs prédéterminés et garder à jour le fichier de suivi des compétences lors d'intervention/évaluation,

7.      Superviser directement les cuisiniers et les ménagères de la base d'intervention, élaborer leur horaire de travail, planning et objectives.

8.      S'assurer que le paiement des primés du ministère de la santé respecte les barèmes internes ainsi que la convention signée avec le ministère de la santé.

9.      S'assurer la gestion de la caisse bouffe pendant toute l'intervention.

10.   S'assurer que les ordres de mission sont à jour et les renouveler à temps.

11.   Assurer le respect de la confidentialité de tous les éléments des dossiers du personnel.

12.   Suivi des contrats de bail en collaboration avec le service finance.

13.   Participer à la responsabilisation de tous les managers dans le développement de son équipe.

14.   En coordination avec là coordination terrain et le responsable des ressources humaines, préparer le chronogramme de sortie des équipes.

Au retour de l’intervention

1.    Assurer la clôture des contrats de bail de la base, que toutes les collaborations locales ont été paye

2.    En collaboration avec l'équipe RH Coordo PUC, planifié le mouvement de sortie de staff vers leur résidence

3.    Élaborer un rapport RH-Admin final sur l'intervention, en collaboration avec le Responsable d'Intervention.

4.    Gestion Financière lors d'intervention

Avant le départ en intervention

1.    Assister le Responsable finance (finance manager PUC) dans l'élaboration du budget intervention. -        Préparer le Kit Fin en collaboration avec l'assistant Fin manager.

Au début de l'intervention

1.    Assurer la mise en place des mesures pour la sécurité des fonds (en collaboration avec le RI). Élaborer des TdR Finance, avec informations pertinentes sur les opportunités/contraintes pour la gestion financière dans le contexte de l'intervention (inclus les méthodes de paiement possibles et les moyens disponibles pour l'approvisionnement en fonds).

2.    Organiser un briefing de l'équipe du terrain sur le respect des procédures de gestion financière.

Pendant l'intervention

1.    Assurer la disponibilité des fonds sur l'intervention : envoi de demandes d'approvisionnement à temps et justifiées.

2.    Assurer l'encodage ponctuel et correct des dépenses réalisées sur le terrain, la mise à jour régulière des soldes et la réconciliation hebdomadaire des caisses.

3.    Assurer le suivi et la révision du budget avec les responsables des départements, signaler les criticités, proposer des actions correctrices, en collaboration avec le Finance manager.

4.    Assurer le respect des procédures financières, notamment : validation de l'engagement des dépenses et des factures, qualité des dossiers comptables, réduction de l'utilisation de cash, gestion des avances de fonctionnement, clôture du mois.

5.    Effectuer les paiements sur place.

6.    Transmettre les dossiers pour le paiement à distance en bonne et due forme.

7.    Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le responsable finance et les rentrer dans l'outil comptable.

Au retour de l'intervention

1.     Assurer la clôture des caisses, la justification des avances et le retour des fonds et des dossiers comptables vers la capitale.

2.     Élaborer un rapport financier final sur l'intervention, en collaboration avec le Finance Manager.

3.     Assurer que les pièces comptables sont archivées.

 

 Profil recherché :

Critères Indispensables

1.   Diplôme en Ressources Humaines, Administration, Gestion, Finances ou Comptabilité

2.   Expérience d'au moins 3 ans dans la gestion Finance et Admin des ressources humaines dans des scenarios d'urgences

3.   Savoir parler les langues locales en RDC : Français, et au moins une autre langue officielle de la RDC

4.   Maîtrise des logiciels informatiques de base (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Critères Souhaitables

1.      Expérience dans le domaine de l'aide humanitaire, au sein de MSF ou d'autres organisations non-gouvernementales

2.      Expérience d'au moins 1 an dans la gestion d'équipe et des activités

3.      Compétences transversales requises : Engagement envers les principes de MSF, Travail d'équipe et coopération, Flexibilité, Orientation vers les résultats et la qualité et Gestion du stress

DOCUMENTS A FOURNIR

Curriculum Vitae

Lettre de motivation

Copie des diplômes requis pour le poste ou du diplôme le plus élevé Copie des attestations de formations en relation avec le poste Copie des attestations de service en relation avec le poste

Carte ONEM

Tout dossier incomplet ou ne répondant pas aux critères indispensables sera éliminé.

Il pourra éventuellement être demandé aux candidats présélectionnés de fournir d'autres attestations / compléter leur dossier à un stade ultérieur. Les dossiers de candidatures ne seront pas restitués

Les dossiers sont à déposer au plus tard le l^et avril 2024, à 17h00, par courrier ou par email, à l'attention du Responsable des Ressources Humaines du Projet PUC de MSF-B:

Par courrier : dépôt au Bureau PUC de Médecins Sans Frontières, situé au Avenue O.U.A Bahuka  6, Ngaliema (réf, concession la Promenade), ou dans l'une des bases MSF situées en RDC. Lors du dépôt physique de votre dossier, vous devrez signer un registre. Des boîtes sont à disposition pour le recueil des dossiers, vérifiez que vous glissez votre candidature dans la bonne boîte.

Par email : envoi des documents requis en format PDF en précisant dans l'objet « Candidature au poste d'Assistant Coordinateur Finances et Ressources Humaines » à l'adresse suivante : msfocb-rdc­puc-recrutement@brussels.msf.org

La liste des candidats sélectionnés pour le test écrit sera affichée dans les jours suivants la date limite de dépôt des candidatures. Vu le nombre important de candidatures, seuls les candidats sélectionnés pour le test écrit seront contactés.

La liste des candidats retenus pour l'entretien oral sera affichée dans les jours qui suivent le test écrit.

IMPORTANT : MSF-B ne perçoit des frais à aucun stade du recrutement (candidature, interview, etc). Ainsi, nous tenons à mettre en garde le public contre des activités frauduleuses prétendument menées au nom de MSF-B ou de son personnel. Nous vous prions donc de nous signaler toute communication suspecte.

 

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement