Tâches à exécuter :

L’Officier des ressources humaines et de l'administration sera chargé de veiller à ce que les procédures et les politiques soient en place et soient appliquées dans les bureaux sur terrain sous la supervision de Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines.

DIMENSIONS DE TRAVAIL :

-          Apporter tout appui en relation avec la gestion des Ressources Humaines et de l'administration au Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines &administrative

-          Fournir l'appui nécessaire pour mettre en œuvre les plans opérationnels selon les standards convenus dans l'organisation

-          Développer des relations efficaces avec des partenaires extérieurs (ONEM, Inspection du Travail, DGI, CNSS.. .).

-          Présenter les informations récoltées selon les formats préétablis.

-                         Démontrer une grande flexibilité pour anticiper et répondre à des défis inhérents à son contexte opérationnel

-          Soutenir et de mettre en œuvre le bien-être du personnel en comprenant le contexte et en soutenant la Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

Sous la supervision directe de la Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines& Administrative

Recrutement, Gestion des contrats et avantages

-          Fournir l'appui au recrutement pour les nouveaux projets conformément aux politiques et procédures des Ressources Humaines de FH1360

-          Produire les projets de contrats de travail et les conventions de prestation de services sur orientation du Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines de FH1360 basé à Kinshasa.

-          Orienter les nouveaux staffs sur leurs droits et obligations découlant du contrat, Code de Conduite, ainsi que les remplissages des feuilles de paie électronique et politiques de Ressources Humaines en collaboration avec la gestionnaire Nationale des Ressources Humaines de FH1360

-          Faire les enregistrements des tous nouveaux employés dans la plateforme de l'assureur de soins de santé.

-          Préparer les déclarations des mouvements de travailleurs lors de l'embauche et cessation des nouveaux employés

-          En Collaboration avec la gestionnaire Nationale des Ressources humaines & Administrative, assurer la liaison et la bonne collaboration avec les services publics en matière de législation de travail, de sécurité sociale et de formation des agents à l'INPP

-          Assurer les suivis des congés annuels, des maladies, des congés de circonstances, et des absences du personnel.

-          Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire et en informer en temps utile au gestionnaire Nationale des Ressources Humaines é Administrative. Organiser les interviews de fin de contrat des employés et s'assurer que tous les formulaires de fin de contrat sont complétés.

-          S'assurer que tous les évaluations et les objectifs fixés de tous les staffs pays sont bels et bien complétés et signés par les superviseurs ensuite classés dans le dossier de chaque employé.

-          Faire les suivis des contrats des consultances et des journaliers du bureau pays.

-          Se rassurer que tous les nouveaux employés ont fixé leurs objectifs au plus un mois après la signature de contrat

-          S'assurer que tous les dossiers du personnel sont classés en ordre électronique et soit systématiquement tenue à jour

Administration :

Avec l'appui de Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines, répondre à toutes les sollicitations adressées à FH1360 ou staffs FH1360 de Kinshasa et des bases y rattachées, par les services étatiques.

Superviser l'Assistant Administratif dans ses tâches au quotidiennes à travers :

l) Le suivi des dépenses effectuées pour les commodités du bureau (eau, café the sucre produit d'entretien etc. . .)

2) Le suivi des contrats des baux, contrat de prestation services

3) Appuyer l’Assistante administratif. dans tous les démarches auprès des services de la migration de la DGM RDC et des services pour les visas nouveaux ou renouvellement des Expatries et leurs dépendants reconnus, visiteurs étrangers en mission ou en transit et tous les documents exigés par l'administration congolaise (les ordres de mission etc. . .)

4)                Gérer les dotations en crédits téléphoniques et modem internet S'assurer que les nouveaux staffs et visiteurs à leur arrivée ont des téléphones portables fonctionnels, cartes SIM, carte de service bureau de travail en relation avec les superviseurs du staff.

5)                Appuyer l'assistant Administratif dans la gestion des Stocks bureau

Bien être du personnel

-          Travailler avec tout le personnel pour s'assurer que les procédures opérationnelles normalisées de COVID 19 est respectées et appliquées dans tous les locaux FH1360

-          Faire le suivi sur toute plainte du personnel.

-          Travailler avec l'Admin Assistant et le nettoyeur pour s'assurer que les stocks de toutes les fournitures bureaux et les produits hygiéniques sont demandés au moment opportun.

Profil recherché :

-          Diplôme universitaire en Administration ou Sciences Sociales

-           Expérience en matière de gestion des Ressources Humaines et dans l'administration avec les Organisations Internationales Humanitaires.

-          Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.

-          Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des memos, des lettres administratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français

-           Bonne capacité d'analyse et d'explication des faits et des situations

-          Capacité à utiliser des styles de communication appropriés pour influencer les décideurs clés à la fois en interne et en externe

-           Bonnes capacités de planification et d'organisation.

-          Capacité à travailler dans des délais serrés et sous pression.

-          Aptitude avérée à réagir positivement et efficacement dans les situations d'urgence.

-          Adaptable, flexible, capable de faire face à un large éventail de besoins et de demandes contradictoires.

-           Diplomatie, tact et talent

-       Bonne capacité de négociation

-          Capacité de travailler avec des équipes multiculturelles

-          Aptitude au travail d'équipe et apte à motiver les collègues

-          Flexibilité : aptitude à travailler sous pression et à s'adapter à des situations changeantes,

-          Être prêt à voyager régulièrement sur terrain

Qualifications requises

BS/BA en administration des affaires, sciences sociales ou domaine connexe, MS/MA en administration des affaires, sciences sociales ou domaine connexe, avec 5 ans d'expérience adéquate avec des responsabilités accrues dans les ressources humaines et les opérations.

D'autres certifications professionnelles ou de gestion appropriées, une connaissance des normes et procédures avec des financements de bailleurs de fonds seraient un avantage.

-          Une expérience de 5 ans dans le domaine des ressources humaines au sein des différentes organisations internationales serait un atout.

-          L'expérience doit refléter les connaissances, les compétences et les capacités mentionnées ci-dessus