Tâches à exécuter :

1.     Réceptionner la documentation des bases et assurer leur suivi et classement dans les archive (identification précise des documents, séquençage des pièces, complétude)

2.    Classer la documentation de chaque département envoyé des bases en se référant aux manuels de procédures ACTED idoines

3.     Classer tous les dossiers d'achat scannés et envoyés aux Zones.

4.     Tenir l'inventaire de tous les classeurs réceptionnés et des projets associés afin de faciliter la destruction des archives

5.    Assurer mensuellement la numérisation de tous les classeurs de Kinshasa du mois précédent. Assurer l'enregistrement de toutes les pièces scannées sur le disque dur prévu a cet effet  ainsi que sur le serveur finance (si applicable).

6.         Supervision et archivage papier et numérique des Appels d'offres

7.                   Activité 3 : Gestion des archives

8.       Responsable de la bonne tenue de la salle d'archive et mettre à jour sa composition selon les entrées et les sorties (destruction) de classeurs.

9.     Responsable de la bonne tenue des classeurs et mettre à Jour leur composition selon les

10. Entrées et les sorties de pièces.

11.       S'assurer du suivi documenté des sorties puis retour de pièces physiques des archives Destruction des anciennes archives en lien avec les départements auxquels elles sont liées, les équipes logistiques et la validation du T&C siège

12. Vérification croisée mensuelle de l'outil de suivi des cases rouges (RCG) avec le/la volontaire finance ou le/la contrôleur finance

13.  Soutenir les départements finance et logistique dans la remise des pièces finances et d'appels d'offre au département T&C lors de la réalisation des audits internes et externes : rassembler les classeurs et pièces physiques demandés, scanner les pièces sélectionnées, faire le suivi de l'envoi des originaux en capitale.

14.  Soutenir le département Logistique dans la préparation des rapports finaux. (Recherche des dossiers d'achat...)

15. Encadrer les Journaliers recrutés pour le traitement des Appels d'offres dont la saisie des données.

16. Appuyer la logistique lors de l'ouverture des Appels d'Offres. (Ouverture des plis et remplissage du mémo d'ouverture.)

17.  L'archiviste pourra également être amené à effectuer d'autres tâches de façon ponctuelle, sur demande de son supérieur.

Profil recherché :

1.         Être détenteur d'un diplôme de gradué en archive, informatique, communication ou autres domaine similaires,

2.         Avoir au moins 1 an d'expérience professionnelle dans le domaine des archives, numérisation des documents, pièces Finances et logistiques.

3.     Bonne connaissance de l'informatique, spécialement le paquet office (Word, Excel,

4.     Aptitude avérée à travailler de façon autonome et dans le milieu multi culturel.

5.     Rigueur, sens de l'organisation et discrétion

6.     Confidentialité et diplomatie

7.    Bonne gestion du temps

Comment Postuler

1.         Adressez votre candidature au Responsable Administration et Ressources humaines pays, en y mentionnant le numéro de l'offre ci présente, au plus tard le 29/08/2023. Les dossiers en dur doivent être déposés au bureau ACTED à :

à Kinshasa: 29, av Kilimani, Q/Jolie parc, commune de Ngaliema

2.         Les documents doivent contenir les éléments ci-après :

3.         Une lettre de motivation (manuscrite ou non) ;

4.                   Un Curriculum vitae (non manuscrite) maximum 2 pages et 3 personnes de références (de préférence ancien employeur) ;

5.         Les copies de(s) diplôme(s) ;

6.         Les copies des Attestations de services rendus ;

7.         La Carte de demandeur d'emploi.

8.         Les dossiers incomplets ou ne répondant pas au profil recherché ne seront pas traités. Les candidats présélectionnés seront contactés par téléphone à venir passer un test. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB : ACTED ne vous demandera jamais de somme d'argent en échange d'une embauche. Le recrutement reste objectif et l'égalité des chances entre les candidats reste la règle pour ACTED. Toute requête en ce sens ne pourrait, dès lors, relever que d'une tentative de fraude dont il importe de nous prévenir immédiatement