Tâches à exécuter :

A.   Domaine de responsabilité

Ø  Gestion des dossiers de contrats de consultants pour le projet ;

Ø  Gestion des subventions locales ;

Ø  Gestion des contrats événementiels ;

Ø  La mise à jour et le partage de l’outil de suivi des contrats ;

Ø  Assurer un archivage conforme des documents (contrats, subventions locales...) selon les règles de la Société.

B.   Attributions

1.    Gestion des contrats :

Ø  Constituer les dossiers des contrats selon qu'il s'agit d'un contrat interne ou a établir par le Bureau

2.    Pour les contrats internes :

Ø  Recevoir la demande de contrat, les termes de références et la liste restreinte des consultants potentiels, procéder à  des appels d’offres ;

Ø  Faire une vérification manuelle dans la liste de sanction ;

Ø  Faire une évaluation financière et attribuer le contrat |

Ø  Etablir le contrat selon les procédures Giz ;

Ø  Constituer la documentation nécessaire pour chaque contrat el un bon classement selon les règles de la GIZ ;

Ø  Suivre les paiements.

1.    Pour les contrats avec le bureau de la Société :

Ø  Recevoir les demandes de service du programme BGF a Kindu en ce qui concerne les contrats ;

Ø  Vérifier que la documentation constituée respecte les procédures de la Société ;

Ø  Remplir les formulaires additionnels en vue de transmettre tout le dossier au Bureau de la Société ;

Ø  Suivre le processus d'élaboration du contrat au niveau du Bureau de la Société ;

Ø  Informer régulièrement les responsables des champs d’actions sur l’évolution du dossier ; |

Ø  Recevoir les contrats établis par le bureau, les soumettre a la signature du projet ainsi que du consultant, suivre l’exécution des prestations, la facturation, le paiement ainsi que la clôture du contrat ;

Ø  Etre l'interface du projet avec le Bureau pour toute question qui concerne les contrats de consultants ;

Ø  Conseiller les champs d’actions du programme BGF à Kindu dans la constitution des dossiers des contrats des consultants, selon les normes el procédures de la Société.

2.    Gestion des subventions locales :

Ø  Constituer la documentation nécessaire en cas de subventions locales : vérification de la capacité du bénéficiaire, du budget, du chronogramme etc… selon les normes de la Société ;

Ø  Remplir les formulaires nécessaires pour une élaboration au niveau du Bure de la Société et transmettre tous les documents ;

Ø  Faire le Suivi de traitement du dossier au niveau du Bureau Kinshasa ;

Ø  Répondre à toute question relative a une subvention locale du projet ;

Ø  Suivre l'exécution des paiements (demandes d’avance, remboursements, justification, etc) ;

Ø  Assurer la mise à jour du tableau suivi des contrats ainsi que son partage hebdomadair

3.    Autres attributions

Ø  Appuyer le Chef du bureau Maniema ainsi  que  la Responsable de l’ Administration et Finances Maniema dans toutes les décisions, réunions, échanges et conseils qu’ils doivent faire par rapport aux aspects touchant les contrats ;

Ø  Appuyer la Responsable Administration et Finances Maniema dans l’organisation administrative et logistique  des activités du programme (réunions, ateliers, etc.) ;»

Ø  Prendre activement par aux réunions, ateliers etc. du programme ;

Ø  Assumer des tâches  transversales et tout autre travail en rapport avec ses compétences sur demande des supérieurs hiérarchiques.

Profil recherché :

1.    Education

Ø  Etre détenteur  d'un diplôme universitaire ou similaire en Administration et Finances, en communication, en commerce ou équivalent.

2.    Expérience

Ø  Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l'Administration et Finances particulièrement  dans l’élaboration de contrats et Subventions Locales avec une ou plusieurs ONG, entreprise(s) privée(s) ou partenaire international, et éventuellement dans le secteur environnement ou développement.

3.    Compétences/autres connaissances et qualités personnelles

Ø  Avoir très bonne connaissance pratique de l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet...), des applications informatiques (telles que MS Office) ;

Ø  Avoir une passion pour les approches digitales ;

Ø  Avoir la maitrise parfaite du français et du swahili (écrit et parle) ;

Ø  Etre apte à travailler avec rapidité en produisant des résultats escomptés malgré le stress ;

Ø  Etre honnête et possédant des valeurs morales confirmées par son entourage et références professionnelles ;

Ø  Avoir esprit d’équipe.