Tâches à exécuter :

1.         En étroite coordination avec le coordinateur du projet (PC), le coordinateur RH et le coordinateur finance, calculer, analyser et contrôler les besoins opérationnels RH et Fin et les budgets associés de manière à fournir avec efficience l'effectif et les compétences requises par le projet et l'affectation correcte des fonds selon les contrats de financement. Proposer des mesures de correction quand c'est nécessaire.

2.     Planifier, superviser et assurer avec le RHCo la mise en œuvre des processus RH induits (recrutement, formation, briefing, intégration, évaluation, détection des potentiels, perfectionnement et communication) de manière à garantir la taille et l'adéquation des connaissances requises. Aider les responsables hiérarchiques du projet lors des actions sus mentionnés afin d'améliorer les compétences, les résultats, la contribution du personnel aux objectifs de la mission, et de stimuler sa participation et son engagement envers MSF. Donner des conseils sur la configuration MI et mettre à jour l'organigramme et les fiches de poste ; aider le PC et/ou les responsables d'équipe et les superviseurs à mettre au point le planning des vacances et les horaires/roulement du personnel, de manière à prévoir les besoins et la disponibilité en personnel pour les activités du projet.

3.     Prendre en charge, au niveau du projet, les formalités des contrats d'embauche ainsi que les amendements el les résiliations des contrats. Archiver et mettre à jour les dossiers des employé/e/s, les informer sur leurs droits et préparer toutes les déclarations fiscales obligatoires conformément à la législation. En étroite collaboration avec le/la PC et le/la RI{ Co chercher les meilleures solutions pour éviter et/ou résoudre d'éventuels conflits sociaux.

4.     Superviser /effectuer les opérations de paie en veillant à ce que toutes les données nécessaires au calcul du salaire mensuel des employés nationaux soient correctement saisies  (jours de congé, absences non payées, congés maladie, heures supplémentaires, avances sur salaire, etc.) de manière à assurer l'exactitude et la ponctualité du versement. Sous la supervision du/de la FIRCo, veiller à la bonne indexation de la grille de salaires des employés nationaux afin d'assurer l'équité en interne, l'ajustement au coût de la vie et l'application correcte des conditions de travail sur le site du projet.

5.     En étroite collaboration avec le/la PC et le/la I IRCo, effectuer les démarches administratives liées à tout
protocole d'accord en vigueur entre MSF et des partenaires locaux (par ex. Ministère de la santé, etc.).

6.     Mettre en place les circuits et flux financiers (gestion des caisses, transferts, avances, procédures d'achat, validation des paiements, suivi des versements réguliers, rapprochement bancaire) de manière à anticiper les dépenses au niveau du projet et optimiser les besoins en liquidités et leur sécurité.

7.    Mettre en place et superviser les méthodes et les systèmes de transaction de manière à assurer la transparence des pratiques comptables et à disposer de preuves documentaires de traçabilité (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), conformément aux lignes directrices et aux règles de MSF et en utilisant les logiciels à disposition. Garantir et contrôler la clôture des comptes mensuels et annuels et tous les rapports RH, finances et administration du projet (I lomere et clôture mensuelle des logiciels comptables, sitreps, etc.).

8.    Prendre en charge tous les mouvements et/ou les hébergements de l'équipe du projet.

9.     Apporter le support nécessaire à l'assistant Admin-Fin du projet dans son travail quotidien (utilisation UF, encodage, Politiques RH, HOMERE)

10.                 Coordonner et accompagner les autres départements dans le processus MYRO annuel en s'assurant d'une bonne élaboration des narratifs et budgets en accord avec la stratégie générale du projet.

11. Gestion et attribution des logements pour le staff international

12.                 S'assurer d'une bonne coordination et communication avec les autres projets de MSF, notamment à Kinshasa, pour garantir la correcte refacturation de toutes dépenses relatives à services fournis ou à la mobilité des staffs (notamment pendant les interventions PUC) lorsque approprié.

13. Stimuler l'utilisation du service Mpesa (service de payement par téléphonie) en sensibilisant les fournisseurs et journaliers à son utilisation afin de renforcer la « zero cash policy » en vigueur dans la mission,

14.                 S'assurer que le processus de validation en vigueur dans la mission et sur le projet est bien respecté et que les vérifications sont faites avant de donner toute validation finale

15.         Accompagner les différents départements dans l'analyse de leurs budgets de manière mensuelle (forecast) et consolider les résultats pour validation avec le Coter.

16.         Assurer la correcte gestion des ressources financières du projet et le correct encodage des transitions.

17.       Prendre en charge le suivi de WeCheck,

18. S'assurer de la mise à jour complète des dossiers RI I (évaluations, PP vs IRFFG, objectifs, suivi disciplinaire, archivages, ...) pour tout staff de la DAI', de l'ESP et de la RST1.

19.         Identifier et organiser des back-up Internes pour les positions critiques de la BAP.

20.         Assurer un soutien et un coaching aux superviseurs de la BAP dans leur rôle de gestion d'équipe

21.         Collaboration étroite avec le département L&D de la mission pour évaluer les possibilités d'évolutions du staff de la GAP.

22.         S'assurer de la mise en place et du suivi d'une bonne gestion administrative conformément à la stratégie Ril de la mission (suivi des congés annuels, heures supplémentaires, mobilité...)

23.         Participer activement dans les processus de recrutement de toute position ouverte à la DAP avec la collaboration du référent technique et sous la supervision de la responsable de la BAP.

Participer activement dans la gestion de tout processus disciplinaire relatif aux staffs de la BAP en collaboration avec le manager du département concerné et toujours sous la supervision du responsable de la BAP.

Profil recherché :

1.     Diplôme en finance, gestion (affaires, RF I) ou administration souhaitée.

2.        Expérience professionnelle d'au moins deux ans dans des postes équivalents

3.         Expérience professionnelle avec MSF ou une autre ONG souhaitée

4.    Maîtrise parfaite de MS Office Word, Excel, Internet, Outlook, Teams.

5.    Connaissance de l'outil de gestion des ressources humaines (Homère). Connaissance des outils de gestion des finances Unifield et Wefin est un atout

6.    Indispensable : Langue de la mission (Français).

7.     Souhaitable : connaitre l'anglais est un atout

8.    Sens du Résultats et de la Qualité 1.2

9.    Travail en Equipe et Coopération ; L2Souplesse de Comportement L2

10.       Adhésion aux Principes L2

11.       Gestion du Stress L3

12.         Forte capacité organisationnelle, de gestion du temps et des priorités opérationnelles.

13.       Capacité de travailler dans un environnement multiculturel.

Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission.

Comment Postuler

Toutes les personnes qualifiées et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :

Curriculum Vitae (Maximum 2 pages).

Lettre de motivation (Maximum 1 page).

Copie des diplômes requis pour le poste ou du diplôme le plus élevé.

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement