Tâches à exécuter :

1.     Supervision et Analytique

2.     onctions de secrétariat, l'approvisionnement, la gestion des voyages, les réunions et la coordination des ateliers.

3.     Le titulaire fournira également un soutien à la Direction des Ressources Humaines dans les tâches administratives, le secrétariat et la gestion d'événements, ainsi que d'autres tâches connexes.

4.     Gérer le calendrier des réunions du Directeur Général

5.           Gérer de manière proactive le journal du DG, organiser les réunions à la demande, planifier de manière indépendante les rendez-vous si nécessaire et se référer au DG sur la hiérarchisation des rendez-vous, aidant ainsi à la gestion de la charge de travail. Examiner quotidiennement les demandes de journal avec le DG pour déterminer quelles réunions devraient être acceptées, déléguées ou refusées,

6.           Suivre et surveiller les acceptations et les refus obtenus des parties qui ont été invitées aux réunions demandées par le DG. Résoudre les problèmes de présence. Assurer la liaison avec les parties concernées pour reprogrammer toute réunion,

7.           Sur une base quotidienne, imprimer les documents et les packs de réunion et les fournir au DG pour référence, ou s'assurer que les packs sont disponibles en format électronique si le dirigeant utilise un appareil mobile (comme l'iPad).

8.           Compiler les packs de réunion et les présentations, y compris l'impression et la reliure, à distribuer avant les réunions.

9.           Coordonner l'organisation de bout en bout des réunions en s'assurant que les participants requis sont disponibles, que toute la logistique et les accès sont organisés, que toute la documentation de la réunion est préparée et distribuée selon les besoins et que tous les problèmes connexes sont résolus indépendamment.

10.  Prendre les procès-verbaux des réunions sur demande. Veiller à ce que les procès-verbaux

11.  soient approuvés                         par le          président de                    la               réunion,                       distribués                        aux           parties          prenantes
concernées dans le délai convenu et que les principales mesures à prendre soient suivies.

12.                       Organiser des téléconférences et des vidéoconférences et assurer la liaison avec les services internes pour obtenir les détails.

13.                       Organiser des rafraîchissements pour les réunions sur demande au DG.

14.                       Gérer tous les arrangements de voyage, y compris le transfert, l'hébergement et les vols

15.  Coordonner et organiser toutes les exigences de voyage, documents, plans et itinéraires pour le ou les directeurs généraux en assurant la liaison avec les agences de voyages agréées par la banque afin de fournir des options de voyage appropriées au gestionnaire pour leur approbation.

16.  Déterminer les exigences en matière de visa pour les voyages régionaux ou internationaux et s'assurer que le DG dispose des documents et des rendez-vous appropriés pour obtenir des visas en temps utile.

17.  Adhérer à la politique de voyage de la banque en ce qui concerne la classe de voyage et l'hébergement à l'hôtel.

18.                       Organiser des transferts vers et depuis les aéroports pour assurer une perturbation minimale de l'horaire du DG.

19.                       S'assurer que le DG est équipé de tous les numéros d'urgence pertinents et des numéros de téléphone des hôtes ainsi que des sociétés d'hébergement et de transfert.

20.                       Fournir au DG un itinéraire détaillé avant chaque voyage.

21.                       Fournir un soutien administratif au Directeur Général

22.  Maintenir tous les classements confidentiels au nom du Directeur Général. Cela pourrait inclure les dossiers des clients et les dossiers des employés.

23.  Passer en revue les e-mails entrants dans la boite aux lettres du DG et signaler le suivi ou les rediriger vers d'autres membres de l'équipe pour agir.

24.  Commander les consommables pour le département, contrôler leur stock et commander de manière proactive des articles à forte utilisation pour vous assurer que toutes les exigences sont disponibles pour le personnel en cas de besoin.

25.                                                                                                  Saisir les communications, les discours,      les articles,   les séances d'information et les

26.                       propositions de projet, les documents du conseil d'administration, les ordres du jour, les rapports et autres documents, sur demande, à distribuer dans l'entreprise dans les délais requis.

27.   Assurer le suivi avec les collaborateurs directs du DG de la soumission des rapports par
pays dans les délais requis.

28.     Répondre ou réorienter les problèmes du personnel, des clients ou d'autres parties
prenantes pertinents pour le chef de la direction et faire un suivi de la fermeture ou de la résolution des problèmes.

29.                                                                                                                                                                                                                             Le cas échéant, consultez le courrier entrant du chef de ta direction sur une base continue.
Signaler les éléments qui nécessitent une attention personnelle et diriger les courriels sélectionnés vers les subordonnés directs du DG ou d'autres départements pour résolution.

30.                       Préparer des dossiers et de la documentation tels que des ordres du jour, des avis, des
procès-verbaux et des résolutions pour les réunions d'entreprise.

31.                       Coordonner des événements ou des conférences en organisant des installations et un traiteur, en publiant des informations ou des invitations et en coordonnant les conférenciers

32.                       Tenir à jour les dossiers du personnel ou des clients au nom du DG pour s'assurer que l'information est accessible au besoin et uniquement aux personnes autorisées.

33.                       Fournir un soutien pour permettre au ministère de contrôler les coûts et d'appliquer les exigences en matière de gouvernance

34.                                                                                                                               Examiner les demandes de remboursement des dépenses préparées par les subordonnés directs du DG en comparant les pièces justificatives au formulaire de réclamation, Mettez en                            évidence toutes les dépenses hors police au          subordonné     direct.   Présentez   tes
demandes de remboursement de dépenses au DG pour approbation.

35.                       Pour les achats requis dans le département, préparez les paniers d'achat ou les bons de commande. Obtenez l'approbation avant de soumettre aux fournisseurs.

36.                       Sur une base mensuelle, examiner les rapports budgétaires ministériels obtenus des Finances. Mettre en évidence les préoccupations concernant des postes spécifiques dont le DG doit s'occuper.

37.                       Soutenir les processus de conformité en tenant des registres des cadeaux reçus ainsi que tout autre document de vérification à l'appui requis par la conformité.

38.                       Tenir à jour des registres des dons et des actifs pour le Bureau du DG aux fins du contrôle des coûts et du respect des exigences de conformité.

39.                       Compiler et examiner les demandes de remboursement des dépenses des subordonnés directs du DG, mettre en évidence les principales préoccupations et les présenter au DG pour approbation.

40.                       Participer à l'investissement social des entreprises en identifiant les causes possibles et en participant aux événements associés.

Profil recherché :

1.     Diplôme en Administration ou Relations Publiques. D'autres qualifications pertinentes, y compris une Licence en Administration ou des qualifications postuniversitaires telles qu'un MBA, sont considérées comme un plus.

2.     Expérience dans tous les aspects du soutien d'un cadre supérieur dans la gestion de son bureau ou des exigences administratives

3.     Énoncé de compétence: Passer à l'action

4.     Description de la compétence: Cette compétence consiste à prendre des mesures au service de la réalisation des objectifs de l'organisation. Il s'agit d'être énergique, de faire preuve d'initiative et d'être orienté vers l'action.

5.     Énoncé de compétence: Respect des normes

6.     Description de la compétence' Le « respect des normes » au sein de l'organisation est important pour s'assurer que des produits et services de haute qualité sont fournis ainsi que pour s'assurer que la confiance est créée et maintenue. Les individus doivent se concentrer sur le développement d'un comportement approprié et discret et honorer leurs engagements afin d'être efficaces pour démontrer cette compétence.

7.     Énoncé de compétence: Respect des normes

8.     Description de la compétence' Le « respect des normes » au sein de l'organisation est important pour s'assurer que des produits et services de haute qualité sont fournis ainsi que pour s'assurer que la confiance est créée et maintenue. Les individus doivent se concentrer sur le développement d'un comportement approprié et discret et honorer leurs engagements afin d'être efficaces pour démontrer cette compétence. Énoncé de compétence: interagir avec les gens

9.     Description de la compétence: Cette compétence vise à favoriser des relations qui profitent à l'organisation ainsi qu'à l'efficacité et à l'efficience d'un individu. Plus précisément, il comprend les comportements de réseautage personnels, le contact avec les autres et le renforcement des relations

10.                       Énoncé de compétence: Développer des Approches Pratiques

11.                       Description de la compétence: Adopter des solutions pratiques en mettant l'accent sur l'apprentissage par la pratique. Cette compétence exige que les individus utilisent le bon sens lorsque cela est nécessaire. En fin de compte, cette compétence est importante afin de s'assurer que les organisations mettent en œuvre des solutions réalisables

 

12.                       Énoncé de compétence: Vérifier les détails

13.                       Description de la compétence: Cette compétence concerne la vérification et la confirmation minutieuses des détails d'une tâche ainsi que d'être précis, ce qui nécessite que les individus aient une forte orientation de qualité, soient approfondis et détaillés

14.                       dans leur approche

15.                       Énoncé de compétence^. Tisser des Relations

16.                       Description de la compétence: Cette compétence concerne les comportements qu'une personne devrait adopter afin d'engager efficacement les gens, d'établir un contact personnel positif et d'améliorer la probabilité de maintenir des relations positives. Cette compétence consiste donc à mettre les gens à l'aise, à se faire des amis et à aider les gens à se sentir les bienvenus.

17.                       Énoncé de compétence: Se conformer aux Procédures

18.                       Description de la compétence: Les comportements importants associés au respect des procédures dans l'organisation comprennent le respect des règles, le respect des instructions et l'aversion au risque.

19.                       Énoncé de compétence. Exécution de tâches

20.                       Description de la compétence: Cette compétence consiste à accomplir des tâches et des projets de manière structurée en utilisant des compétences de planification et de priorisation

21.                       efficaces. Les personnes doivent également gérer le projet ou la tâche à terme afin de démontrer l'efficacité

22.                       Énoncé de compétence: Faire preuve de sang-froid

23.                       Description de la compétence: Il s'agit de la mesure dans laquelle les individus peuvent rester calmes sous la pression et maintenir leur équilibre avant et pendant les événements importants A ce titre, la compétence abordée dans le présent document porte sur la mesure dans laquelle les personnes manifestent des comportements qui mènent à la gestion efficace des situations sous pression.

24.                       Énoncé de compétence. Documenter les faits

25.                  Description    de la  compétence:   La         « documentation      des        faits    »         met l'accent sur             le

26.                  raisonnement logique, en particulier lorsqu'Il s'agit de la compréhension de l'information par
une personne    et  de             la              communication      claire de ces         renseignements     par écrit.  Le

27.                       raisonnement logique est soutenu par une approche fondée sur des faits ou objective

28.                       Énoncé de compétence^. Respecter les délais

29.                       Déception de la compétence. Cette compétence implique que les personnes respectent les échelles de temps et respectent les délais L'accent est donc mis sur la fiabilité dans l'accomplissement des tâches et sur la ponctualité

30.                       Énoncé de compétence: Communication écrite

31.                       Description de la compétence: La capacité d'exprimer des idées au moyen d'une rédaction claire et efficace, afin de soutenir la communication professionnelle interne et externe à la Banque.

32.                       Niveau de compétence : EXPÉRIMENTÉ - Connaissance claire et application du concept

 

33.                       Type de rôle de contact externe: Fournisseurs

34.                       Nature de la relation: Gérer la relation

35.                       Description ou exemples: Faites un suivi auprès des fournisseurs externes pour les services en suspens ou pour résoudre les demandes de paiement.

Conditions de Travail : Des voyages intérieurs ou locaux peuvent être nécessaires Exigences physiques: Bureau à aire ouverte

Comment Postuler

Toutes les personnes qualifiées et intéressées par ces offres sont invitées à déposer :

Les personnes intéressées sont priées d'adresser leurs candidatures par e-mail à l'adresse électronique
infoestandardbank.cd en reprenant l'intitulé du poste en objet de leur e-mail. Les dossiers comprendront

uniquement une lettre de motivation ainsi qu'un Curriculum Vitae détaillé à Jour (en Français et en Anglais) renseignant les numéros de téléphone et adresses e-mails d'au moins trois personnes de référence.

Seuls les candidats de nationalité congolaise remplissant les critères susmentionnés seront considérés pour la suite du processus. Il sied de préciser qu'au regard de la nature du poste, les candidatures féminines sont vivement encouragées et que la maîtrise de l'anglais oral et écrit sera un élément déterminant dans la sélection des profils.

 

NB : contacter l’ONEM si besoin d’accompagnement