Tâches à excite

1.   Rédiger et/ou vérifier les lettres officielles, rapports et autres documents relatifs à la mission

2.    Organiser et confirmer les rendez-vous, tenir à jour un journal des absences, des réunions et des vacances.

3.   Prendre en note les réunions et préparer les procès-verbaux.

4.    Gérer tous les courriers/colis/fax entrants/sortants, et veiller à ce qu'ils soient correctement enregistrés et distribués à leurs destinataires internes ou externes.

5.   Contrôler la personne chargée du courrier (vérifier les reçus)

6.    Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes à temps pour éviter d'en manquer.

7.   Superviser l'impression des copies et la reliure des documents.

8.   Accueillir les invités et les visiteurs, en s'assurant que tout est propre et en bon état dans la zone

9.    de réception.

10.     Informer les superviseurs en cas d'incident/problème.

11.   Aider à l'organisation des événements internes et externes (réunions, présentations, etc.), à l'envoi des invitations, la commande auprès du traiteur, l'organisation de l'hébergement, etc.

12.               Suivi et Gestion des dossiers du personnel du projet Sida :

13.            Suivi proactif et correctif, impression et remplissage de tout document nécessaire pour garder les dossiers électroniques et physiques des employés à jour (ONEM, ayants-droits, CNSS, attestations familiales, attestation d'aptitude physique, et autres)

14.            Classement et archivage des dossiers personnels des staff (sous contrat ainsi que Pool De Reserve/journaliers)

15.            Classement et archivage des évaluations après leur encodage dans Homère par le Superviseur

16.            Suivi des tableaux des absences, prestations des journaliers et autres outils de suivi

17.Archivage des dossiers suivant les évaluations, recrutements, et ad hoc au besoin.

18.               Distribuer les bulletins de paie selon le chronogramme bien établi

19.Appui au suivi des journaliers : remplir le fichier de suivi des jours travaillés et des prestations

20.               Suivi administratif des questions administratives publiques :

21.            Maintenir une communication régulière avec la Base d'Appui Kinshasa pour le statut des dossiers déposés à la CNSS.

22.            Faire les déclarations annuelles de la main d'œuvre à l'inspection du travail

23.Gestion de stock et de l'inventaire papeterie RH, et préparer les commandes à temps pour anticiper les
ruptures, les faire valider et s'assurer que la fiche de suivi de déstockage du matériel admis soit suivi

24.Mise-à-jour hebdomadaire de la contact List et diffusion mensuelle aux secrétaires de la mission

25.Encodage dans le fichier pour le suivi des journaliers (demandes et prestations) et préparation de la paie de journaliers hebdomadairement et soumettre au superviseur pour le check

26.               Support dans l'organisation des recrutements, appeler les candidats retenus pour les tests et entretiens,

27.Support à l'organisation des évènements de formation, assurer que les fournitures soient achetées et livrées, que le service traiteur soit réservé, que les certificats sont imprimés

28.            Backup de l'assistant RH

29.               Les tâches reprises ci-dessus ne sont pas exhaustives la flexibilité étant une qualité exigée dans une organisation d'aide humanitaire gérant des urgences, il peut être demandé aux employés d'exécuter d'autres tâches que celles présentées dans le profil de poste.

Profil recherché

1.Études universitaires (requis) et de secrétariat (souhaité)

2. Expérience de deux ans dans des postes similaires (RH, administration, etc.) souhaitée.

3. Indispensables - Français et lingala.

4. Maitrise du pack office (Word, Excel et Outlook)

5.Résultats et sens de la qualité, Travail d'équipe et coopération, Souplesse de comportement, Adhésion aux principes de MSF, Sens du service, Gestion du stress.