Tâches à exécuter :

1.         Représentation du Bureau centrée sur les clients et le service : accueil téléphonique irréprochable, accueil personnel des visiteurs et visiteuses et espace d'attente soignée ;

2.     Services téléphoniques concernant la GIZ

3.     Gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants ;

4.         Exécution quotidienne des services et du secrétariat ;

5.         Aide à d'autres tâches en rapport avec ses compétences sur instruction du/de la supérieur(e ) hiérarchique ou à la demande des visiteurs.

6.         Répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;

7.         Accueillir avec courtoisie et orienter les visiteurs ;

8.         Savoir bien s'exprimer au téléphone ;

9.         Tenir une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concerné(e)s n'ont pas pu répondre directement ;

10. Utiliser le répondeur téléphonique de manière appropriée ;

11. Enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) ;

12.  Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas d'absence ;

13. Veiller au confort des visiteurs en leurs proposants journaux, rafraichissements, etc.

14.  Coordonner et organiser les locaux pour les réunions ;

15.  Cordonner avec la personne responsable, la gestion des équipements et autres nécessaires à la tenue des réunions ;

16. Veiller à la propreté de la réception et de la salle des réunions

17. Assurer que la réception du courrier et sa transmission sont faites selon les recommandations

18. Tenir un registre des contrats sortants et des factures entrantes ;

19.  Veiller à la disponibilité de magazines

20. Aider à l'exécution d'autres activités et tâches en rapport avec ses compétences suivant les instructions reçues du /de la supérieur(e) hiérarchique.

Profil recherché :

1.         Etre au minimum détenteur d'un diplôme d'état et au maximum d'un diplôme de graduat

2.         Au moins 1 à 3 an(s) d'expérience à un poste similaire, références professionnelles exigées

3. Posséder une bonne connaissance pratique des technologies de l'information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)

4.     Etre apte à travailler en équipe et dans un milieu multiculturel

5.    Etre ponctuel(le), discret (e) et honnête ;

6.    Etre intègre et faire preuve de bonne moralité dans son expression et son langage

7.    Avoir une bonne maitrise du français (à l'oral et à l'écrit) ;

8.    Savoir garder le sourire tout en restant professionnel (le) ;

9.     Etre courtois(e) et serviable à l'égard des visiteurs.