Tâches à exécuter :

1.     Organiser les réunions bimensuelles avec toutes les unités RH du bureau régional et par emails les points clés de ces rencontres

2.     Assurer le5. activités classiques de secrétariat administratif pour le compte de l'équipe régionale (gestion du courrier, gestion des stocks papeterie, impression de documents, etc....)

3.     Planifier, En collaboration avec la fonction RHTL, les BF et DBF des équipes et partager l tableau de suivi à l'équipes RST1(6 personnes)

4.     En collaboration avec les équipes mouvements et flights ESP organiser les mouvements des vols internes du personnel) au sein du bureau régional

5.     Assurer le suivi des contrats des LHS basé au bureau régional en collaboration avec l'assistant administratif de la BAP Kin, communiquer les éléments de paie, quinzaine, variables modifiables (absences, congés de circonstances etc...) pour la paie de la fin du mois

6.     Organiser l'accueil des visiteurs au sein du bureau Régional, et s'assurer de la disponibilité des espaces de travail

7.    Maintenir et communiquer une liste complète, détaillée et régulièrement mise à jour d tous les contacts utiles des équipes du Bureau, comprenant noms, numéros de téléphone, adresses mail.

8.     En collaboration avec les superviseurs fonctionnels au niveau de la BAP RDC, superviser d'entretien et un Chauffeur affectés au bureau Régional

9.    Participer activement dans l'organisation des activités : réunions/ateliers ou formations organisées par l’équipe régionale

10. Faire le suivi des contrats (location, système d'accès, assurances etc...) arrivant à expiration et informer le Responsable Régional RH à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative.

11. Donner un support pour l'Encodage Hrnet

12. Garder un contrôle strict et classer/archiver tous les documents requis essentiels, signalant toute disparité au Responsable Régional RH.

13. Point focal pour toute communication avec Utex Africa. Communication pour le suivi des maintenances du bureau régional

o   Entretien des climatiseurs,

14.  Réparation de la toiture, plafond de bâtiment, portes et fenêtres, sols. Electricité et eau, etc.).

15. Assurer et planifier le suivi de tous les mouvements de B44 pendant les heures de service de l'équipe régionale, proposer / Solliciter des alternatives de moyen de déplacement en l'absence de la B44 en collaboration avec le chef des chauffeurs à la Base d'appui de Kinshasa (Bap-Kin).

16. Sur demande et en collaboration avec le RTR ICT, donner le support nécessaire.

17. Centraliser toutes les demandes/commandes trimestrielles et urgentes des ITEM du bureau régional supply Equipe Support Pays, assurer le suivi des commandes et livraison des articles.

18.                 Réceptionner les commandes et les dispatchers/communiquer avec les demandeurs.

19. Tenir un inventaire à jour des stocks du bureau

20. Assurer la bonne gestion de la petite malle ci'urEen:.^,. (malle orange) du bureau régional collaboration avec la RMTL el aviser la RMTL des pré ruptures de stock,

21. En cas d'urgence et après validation du RFTL et ROTL gérer les avances exceptionnelles et les justifier auprès de la Bap-Kin, avec indication des références financières (codes et lignes budgétaires).

22.                 S'assurer, en collaboration avec les membres de l'équipe de support régional, que toutes les activités de MSF,
se déroulent conformément au cadre existible, en former sur tous les problèmes ou risque potentiels.

Profil recherché :

1.    Un diplôme universitaire en science sociales, gestion des ressources humaines/finances pertinent.

2.    Indispensable : Expérience professionnelle d'au moins 1 ans à des postes similaires.

4.    Indispensable : Maîtrise des outils bureautique MS Office (Word, Excel, Internet, Outlook

5.    Souhaitable : Connaissance de la législation du travail en vigueur en RDC.

6.    Indispensable : Langue de la mission (Français) - Souhaitable : connaitre l'anglais est un atout

7.    Capacité à travailler en équipe et de manière transversale

8.    Attitude et volonté d'acquérir et de s'investir pour acquérir plus de connaissance

9.    Résultats et sens de la qualité

10.                 Travail d'équipe et coopération

11.                 Souplesse de comportement

12.                 Adhésion aux principes de MSF

13.                 Gestion du stress