Tâches à exécute

1.  le bon fonctionnement de l'administration ;

2.  une bonne communication et transmission de l'information au sein du projet et avec le Bureau de la GIZ ;

3.   les échanges d'information entre les collaborateurs/collaboratrices du projet, les partenaires et autres institutions

4.  le classement des documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ;

5.  le traitement de toutes les questions qui se présentent dans le domaine considéré ;

6.  l'optimisation des instruments ainsi que pour les innovations et modifications afférentes ;

7.  la gestion des connaissances par une diffusion et documentation des savoirs et acquis.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

B. Attributions

Tâches à caractère général

8.  Le/la titulaire du poste

9.   participe aux procédures d'appels d'offres et de passation de contrats de services, à l'achat de matériels et équipements, aux services de conseil pour les responsables du contrat ainsi qu'à la conclusion et la gestion de contrats de subvention locale ;

10.            aide à la mise en place et à l'entretien d'un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des finances. Gestion des Contrats Subvention Locale (SL)

11.            Leila titulaire du poste :

12.            assiste les responsables des contrats dans la constitution les dossiers des contrats selon qu'il s'agit d'un contrat interne ou à établir par le Bureau ;

13.            prête assistance pour l'organisation d'événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires organisé par le projet ;

14.            appui les responsables des contrats dans la vérification des pièces liées aux contrats des subventions locales ;

15.appui et conseille les bénéficiaires des subventions locales dans l'exécution de leurs projets au niveau administration et finance avec le soutien du chargé des SL ;

16.            appui le responsable pour le contrats SL dans l'organisation des formations et renforcement des capacités pour les bénéficiaires des SL ;

17.            aide au suivi hebdomadaire de tout contrat SL établit par le projet et le bureau ;

18.            aide à la préparation de la prévision hebdomadaire des dépenses pour les SL

19.                a la responsabilité du classement de documents dans des dossiers SL papier ou électronique conformément aux règles de classement de la GIZ ;

20.            photocopie et numérise des documents en fonction des besoins.

Gestion des achats

21.                Le/la titulaire du poste :

22.            assiste dans le cadre des SL dans la gestion des achats locales liés aux contrats SL

23.                aide au suivi hebdomadaire de tout achat établit dans le cadre des contrats SL ;

24.                aide à la préparation de !a prévision hebdomadaire des dépenses ;

25.                a la responsabilité du classement de documents dans des dossiers papier ou électronique conformément aux règles de classement de la GIZ ;

26.            photocopie et numérise des documents en fonction des besoins.

Profil rechercher

1.   Licence / Diplôme de graduat en gestion des entreprises avec spécialisation en finances, contrôle de gestion, achats ou gestion des contrats, droit ou diplôme équivalent.

Expérience professionnelle

2.   Premières expériences professionnelles d'au moins deux ans dans le domaine considéré ;

3.   Une expérience de travail dans un poste similaire dans un projet ou un bureau de la GIZ constitue un atout.

Autres connaissances/compétences

4.   Honnête et possédant des valeurs morales confirmées par son entourage et références professionnelles ;

5.   Excellente connaissance pratique de l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)

6.   Être apte à travailler en équipe et capable de travailler sous pression ;

7.   Avoir une excellente maitrise du français et du Swahili ;

8.   Manifester un engagement à la mission de la GIZ, à sa vision et à ses valeurs