Tâches à exécuter :

Ø Assurer une mise en œuvre efficiente des activités d'approvisionnement (gestion des commandes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion du fret) dans un bureau d'approvisionnement donné (au niveau de la coordination ou d'un projet) en garantissant une bonne application des procédures d'approvisionnement de MSF

Ø Assurer une mise en œuvre efficiente des activités d'approvisionnement (gestion des commandes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion du fret) dans un bureau d'approvisionnement donné (au niveau de la coordination ou d'un projet) en garantissant une bonne application des procédures d'approvisionnement de MSF

Ø analyser la base de données des articles standards et la comparer régulièrement avec les articles commandés de manière régulière. Responsable de la base de données approvisionnement, du classement et de l'archivage des documents et de garantir la disponibilité et de la cohérence des données relatives à l'approvisionnement. Responsable de la gestion des achats, et des points suivants en particulier:

Ø suivi des achats locaux et donc responsable des échanges avec tous les fournisseurs locaux, y compris ceux dans la capitale (dans ce cas via le Procurèrent Mission)

Ø préparation avec le logisticien de projet d'évaluations du marché, des contrats, et de l'évaluation des fournisseurs;

Ø communication avec les fournisseurs locaux quant au statut des commandes, des réclamations ou des plaintes

Ø Le poste de Chargé d'Approvisionnement en Coordination consiste principalement à apporter run soutien aux
équipes mobiles pour les évaluations ainsi que les interventions. Dans son rôle, iVelle secondera le/la STL.

Ø Consolidation des commandes,

Ø Proposition de correction des commandes si nécessaire,

Ø Envoi et répartition aux différentes sources d'approvisionnements (Stock ou Achat).

Ø Responsable de la gestion des achats urgents pour les évaluations et les interventions (dont l'encodage Unifield) en collaboration avec le département Procurèrent Mission ;

Ø En collaboration avec les superviseurs d'entrepôt, assurer un picking de qualité dans les délais impartis pour les expéditions terrain et superviser les chargements ;

Ø En collaboration avec le STL, coordonner les expéditions de façon efficace avec consolidation maximum des commandes avant et après les interventions ;

Ø En collaboration avec les superviseurs d'entrepôt, assurer un retour physique et informatique des produits après les interventions ;

Ø Capacité de mettre en place les outils favorisant les analyses des consommations et ainsi des propositions de

Ø commandes ;

Ø Préparation des propositions de commandes trimestrielles pour stock permanents des départements Log et Admin ; suivi des commandes d'achats locaux avec le département Procurèrent Mission (via le suivi documenté du monito des achats) et notifications aux demandeurs lorsque les achats sont réceptionnés ;

Ø Suivi des commandes internationales (encodage jusqu'à réception) en collaboration avec le Chargé des Commandes internationales et Frets Internationaux Mission ;

Ø Responsable de la base de données approvisionnement, du classement et de l'archivage des documents ; il doit garantir la disponibilité et la cohérence des données relatives à l'approvisionnement .Etc.

Ø Planifier, coordonner et superviser les activités quotidiennes de l'équipe d'Approvisionnement des projets sur terrain : organiser leur plan de travail, fixer les objectifs spécifiques, assurer l'encadrement et procéder à leur évaluation à la fin des interventions.

Ø Responsable de la base de données approvisionnement, du classement et de l'archivage des documents ; il doit garantir la disponibilité et la cohérence des données relatives à l'approvisionnement.

Ø  Responsable de la gestion des achats, et des points suivants en particulier :

Ø Suivi des achats locaux et donc responsable des échanges avec tous les fournisseurs locaux ;

Ø Communication avec les fournisseurs locaux quant au statut des commandes, des réclamations ou des plaintes.

Ø Piloter le processus de sélection des fournisseurs sur terrain en toute transparence et dans le respect des procédures MSF en matière de passation des marchés.

Ø Négocier les prix et les modes de paiement avec les fournisseurs sur terrain pendant l'évaluation/intervention.

Ø Faire appliquer la politique 0 cash en insistant sur les mises à disposition, le M-PESA ou le virement bancaire comme seuls modes de paiement pendant l'Evaluation/Intervention.

Ø  Superviser les opérations d'approvisionnement et de stockage, en respectant les procédures supply et en mettant en place tous les outils standards utilisés pour les contrôles (Q4, fiches des suivis, PL, PO, Cotations, CBA, tableaux de validations et avances) avant, pendant et après les évaluations/interventions.

Ø Assurer les activités liées au transport des matériels sur terrain : réception des frets, négocier le contrat de transport avec les transporteurs locaux, superviser le chargement/déchargement des matériels, faire la réservation des frets par avion à la coordination 48 heures avant l'envol des matériels, partager le préavis de fret au destinataire des frets, etc.

Ø Assurer que les procédures supply soient comprises et appliquées par toutes les équipes sur terrain.

Ø  En tant que point focal Supply lors des évaluations/interventions, il doit planifier toutes les activités de la chaîne d'approvisionnement avant, pendant et après les évaluations/interventions.

Ø  En collaboration avec le STL, participer à l’élaboration desTDR et de budget Supply des projets d'urgence.

Ø  Assurer les activités de reporting durant les évaluations/interventions (Sitrep, point du jour, etc)

Ø Assurer la gestion des stocks (Picking, FM, PL, Invention ln and Out) en assurant une supervision et suivi du gestionnaire de stock.

Ø Organiser les inventaires complets et partiels des stocks sous sa supervision, justifier les écarts de gestion et mettre en place les mesures correctives pour les réduire.

Ø Rédiger le rapport du département supply à la fin d'intervention et participer à la restitution des

o   activités à la coordination.

Ø  Participer aux missions d'évaluations avant l'intervention afin d'évaluer les sources et conditions liées à l'approvisionnement des futures activités dans la zone de santé.

Profil recherché :

Ø Diplôme de l'enseignement secondaire indispensable. Diplôme spécialisation en logistique/chaîne d'approvisionnement souhaitable.

Ø Indispensable : Au moins 2 ans minimum dans la gestion d'une chaîne d'approvisionnement, dans l'organisation              de l'administration de  l'approvisionnement et des procédures.

Ø La compréhension avérée des procédures d'approvisionnement MSF est un atout.

Ø Maîtrise du Français.

Ø Langues locales préférées : Lingala, Swahili, Tshiluba, Kikongo.

Ø Maîtrise du pack office (excel, word, power point), plus spécifiquement sur
excel : commandes dynamiques (Tableau Croisé Dynamique, Recherche V, etc.)

Ø Gestion et développement du personnel

Ø Adhésion aux principes de MSF

Ø Gestion du stress

Ø Résultats et sens de la qualité

Ø Travail d'équipe et coopération

Ø Sens commercial et de service élevé

Ø Souplesse de comportement (Flexibilité)