Tâches à exécuter :

1.    Le Chargé des Achats exécute les activités d'achats quotidiens des projets d'urgence sur terrain, évalue le marché et les prix compétitif parmi différents fournisseurs afin pouvoir assurer un approvisionnement continue, selon les procédures en assurant la conformité avec les normes, protocoles et procédures MSF.

2.     Gérer, sous la super^vision du chargé de la chaîne d'approvisionnement, la totalité des démarches liées aux achats sur terrain dans le strict respect des procédures MSF et conformément à la table de validation pour l'engagement des dépenses.

3.     Effectuer une veille permanente du marché local, rechercher les produits et les fournisseurs qui offrent les meilleures conditions tarifaires et négocier les prix.

4.     Rédiger les bons de commande (PL/PO) et les faire valider auprès des responsables des départements concernés conformément à la table de l'engagement des dépenses sur terrain.

5.    Sur demande du responsable opérationnel, obtenir différents devis auprès des fournisseurs, dans le respect de la politique d'achats de MSF. Passer des commandes auprès de fournisseurs présélectionnés dont les prix ont été convenus.

6.    Négocier les prix et modes de paiement avec les fournisseurs sur les terrains d'intervention, en privilégiant les mises à disposition, le M-PESA ou les virements bancaires.

7.    Communiquer clairement avec les fournisseurs sur le délai des paiements des factures en fonction du

o   mode de paiement adopté.

8.    Challenger les fournisseurs pour obtenir sans cesse le délai de livraison le plus court possible et les produits de bonne qualité.

9.     Veiller à ce que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance soient compris par les fournisseurs.

10. Analyser les performances des fournisseurs sur la base des informations des commentaires des clients et d'autres sources et coordonner avec le fournisseur pour une amélioration.

11.                 Communiquer avec les demandeurs sur l'évolution de leurs commandes et proposer des produits de substitution en cas d'indisponibilité des items demandés.

12. Mettre régulièrement à jour la base de données (fournisseurs, articles, prix) relative aux fournitures de bureau.

13. Identifier et proposer à son superviseur des sources d'approvisionnement alternatives pour les biens et services.

14. Fournir au chargé d'approvisionnement toutes les informations relatives aux fournisseurs (prix, adresse, articles disponibles, etc.) et les informer de toutes modifications.

15.     Demander factures et reçus pour tous les achats en évitant le moindre retard, vérifier qu'ils ont été correctement remplis et traduire les informations écrites dans la langue locale avant acceptation.

16. Consolider toute la documentation requise pour la présentation aux finances pour le paiement en temps opportun des fournisseurs pour les biens et services fournis.

17. Maintenir un  classement et une tenue électronique de dossiers d'achats conformément aux directives établies par la hiérarchie.

18.   Assister le magasinier lors des procédures de contrôle des livraisons des biens livrés par le fournisseur.

19.     Effectuer des tâches déléguées dans le / les domaine(s) d'activité spécifiées dans son profil de poste.

Profil recherché :

1.     Diplôme de l'enseignement secondaire indispensable, formation commerciale souhaitable.

2.     2 ans minimum à un poste dans le domaine de chaîne d'approvisionnement

3.   Maîtrise du Français.

4.     Langues locales préférées : Lingala, Swahili, Tshiluba, Kikongo.

5.     Maîtrise du pack office (excel, word, power point), plus spécifiquement sur
excel : commandes dynamiques (Tableau Croisé Dynamique, Recherche V, etc.)

6.   Gestion et développement du personnel

7.   Adhésion aux principes de MSF

8.  Gestion du stress

9.   Résultats et sens de la qualitéTravail d'équipe et coopération

10.                 Sens commercial et de service élevé

11.                 Souplesse de comportement (Flexibilité)