Tâches à exécuter :

•         Coordonner les communications de la haute direction, y compris répondre aux appels, aux courriels et interagir avec les clients et les fournisseurs au besoin.

•         Assurer la lecture du courrier et des e-mails du manager, les classer par ordre de priorité et les archiver.

•         Préparer les documents internes et externes de l'entreprise pour les membres de l'équipe et les partenaires de l'entreprise.

•         Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous du manager suivant ses priorités et sa disponibilité.

•         Prendre les rendez-vous.

•         Organiser les déplacements du Médecin Directeur et gérer ses itinéraires de voyage.

•         Maintenir un système de classement organisé de documents papiers et électroniques et les enregistrer manuellement dans un cahier registre.

•         Maintenir un niveau strict de confidentialité.

•         Développer et maintenir un niveau de professionnalisme parmi le personnel, les fournisseurs et la clientèle.

•         Apprêter les dossiers de travail du manager puis les archiver.

•         Produire les comptes rendus des réunions et veiller à leur diffusion.

•         Participer à des séances de débriefing avec son manager pour être au fait de l'évolution de son travail et les éventuels contretemps de sa journée.

Profil recherché :

•         Minimum de 4 années d'expérience en tant que secrétaire en relation directe avec la haute direction.

•         Compétences Microsoft Office avancées, avec la capacité de se familiariser avec les programmes et logiciels propres à l'entreprise.

•         Compétence en matière de collaboration et de délégation de tâches.

•         Solides compétences en matière d'organisation, de gestion de projet et de résolution de problèmes, avec des capacités multitâches impeccables.

•         Aptitudes interpersonnelles exceptionnelles. Comportement amical et professionnel.

•         Connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères écrites et parlées est un atout.

•         Etre vif d'esprit, courtois, discret et discerner les informations devant rester confidentielles.

•         Bonne condition physique, avoir un sang-froid, être autonome et multitâche. Savoir se positionner face à l'urgence, au stress du patient, des visiteurs et de son entourage.

•    Avoir une bonne expression écrite et orale, bonne maîtrise en orthographe française.

•    Etre détenteur d'un diplôme de graduat en secrétariat ou une formation similaire.

 Maîtrise de l'outil informatique