Tâches à exécuter :

A. Domaine de Responsabilité :

Le/La titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

1.   Mise en œuvre du concept communication au niveau du pays, y inclus la communication externe (média etc.) en coopération avec l'Ambassade d'Allemagne y compris la communication interne ;

2.   Assurance d'un bon flux de communication, notamment avec la Direction du Bureau et les autres intervenants de la Coopération allemande et internationale :

3.   Assistance au Directeur Résident dans sa communication des aspects administratifs et logistique, et dans l'interaction avec les collègues GIZ comme d'autres partenaires ;

4.   Assurance d'un bon fonctionnement du Bureau au niveau de la direction, y inclus le classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.

5.   Gestion des réunions de l'équipe de gestion élargie ;

6.   Gestion de l'organisation de la planification annuelle pays et d'autres évènements.

B. Attributions :

 Communication

1.        Mettre en œuvre la stratégie « Communication » et le plan d'action respectif de la GIZ en RD Congo ;

2.        Faciliter et dynamiser l'échange avec les Points Focaux « Communication » des projets ;

3.        Produire les publications ;

4.        Assurer le suivi du Corporatif design ;

5.        Assurer la communication en interne ;

6.        Mettre à jour régulièrement une base de données sur les consultants et agences qui offrent des services spécifiques (graphisme, traduction, impression, etc.)

7.        Mettre à jour la base de données contenant des photos sur les différentes activités de la GIZ en RDC ainsi que des témoignages et histoires de succès au niveau des projets ;

8.        Appuyer la gestion du site web et le Data Management System (DMS) de la GIZ RDC ;

9.        Mettre à jour et distribuer le répertoire téléphonique de tout le personnel GIZ.

·                  :. Assistance à la Direction (travaux de secrétariat) et prestation de service

1.            Organiser et coordonner le planning du Directeur résident de la GIZ ;

2.            Établir et organiser les supports d'information pour le Directeur de la GIZ et pour les réunions ;

3.            Répondre au téléphone, vérifier les appels, les transférer ou les traiter ;

4.            Gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organiser le traitement selon les priorités ;

5.            S'occuper de la correspondance nécessaire (réponses) ;

6.            Participer aux réunions (d'équipe)/ateliers internes et externes et prêter assistance pour leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux.

Coordination et gestion du bureau, coordination générale

1.     Préparer les visites des délégations ;

2.     Coordonner et organiser les locaux pour les réunions ;

3.     Etablir de manière claire la liste de test radio ;

4.     Mettre à jour la liste de mouvements de personnel et consultants G IZJRD Congo ;

5.     Mettre à jour la liste des expatriés ;

6.     Imprimer les cartes de service pour le personnel ;

7.     Coordonner avec la personne responsable la gestion des équipements et autres nécessaires à la tenue des réunions.

Gestion de réunions de l'équipe de gestion élargie

1.       Préparer les réunions de l'équipe de gestion élargie (réservation salle, organisation déjeuner convivial, préparation de la liste des présences...) ;

2.       Rédiger le PV à l'issue de chaque réunion et le mettre à la disposition de tous sur le serveur (après chaque approbation) ;

3.       Inviter les participants aux réunions ;

4.       Requérir des participants les points à l'ordre du jour de la prochaine réunion et mettre à disposition l'agenda retenu.

§   Autres attributions

1.       Assurer le suivi de la planification annuelle des activités ;

2.       Assurer, le cas échéant le remplacement du/de la réceptionniste en cas de besoin ;

3.       Appuyer l'organisation de la planification annuelle au niveau du pays ;

4.       Accueillir les visiteurs/visiteuses de la direction avec courtoisie et leur présenter de boissons rafraîchissantes, etc. ;

5.       Appuyer aux travaux de traduction et d'interprétation si nécessaire ;

6.       S'assurer de toujours avoir des réserves des boissons rafraîchissantes destinées aux hôtes. c. Education, Expérience et Compétences :

Profil recherché :

·                Education

Être détenteur d'un diplôme de licence en communication, administration ou domaine équivalent

Expérience

Avoir au minimum 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire

❖   Compétences/Autres connaissances

1.    Avoir une maitrise parfaite du français, l'anglais et l'allemand étant des atouts ;

2.       Avoir une bonne connaissance pratique de l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques telles que MS Office ;

3.       Avoir le sens de la confidentialité ainsi qu'une probité morale avérée ;

4.       Savoir gérer les priorités et être apte à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;

5.       Bonnes capacités de rédaction, de gestion et d'organisation ;

6.       Une expérience réussie avec la GIZ est un atout ;

7.       Manifester un engagement à la mission de la GIZ, à sa vision et à ses valeurs ;