Tâches à exécuter :

1.        Gerer de maniere proactive le journal du DG, organiser les reunions a la demande, planifler de maniere Independante les rendez-vous si necessaire et se referer au DG sur la hierarchisation des rendez-vous, aidant ainsi a la gestion de Ia charge de travail. Examiner quotidlennement les demandes de journal avec le DG pour determiner quelles reunions devraient @tre acceptees, deleguees ou refusees.

2.        Suivre et surveiller les acceptations et les refus obtenus des parties qui ont ete invitees aux reunions demandees par le DG. Resoudre les problemes de presence. Assurer la liaison avec les parties concernees pour reprogrammer toute reunion.

3.        Sur une base quotidienne, imprimer les documents et les packs de reunion et les fournir au DG pour reference, ou s'assurer que les packs sont disponibles en format electronique si le dirigeant utilise un appareil mobile (comme l'iPad).

4.        Compiler les packs de reunion et les presentations, y compris ('impression et la reliure, a distribuer avant les reunions.

5.        Coordonner l'organisation de bout en bout des reunions en s'assurant que les participants requis sont disponibles, que toute Ia logistique et les acces sont organises, que toute la documentation de la reunion est preparee et distribuee selon les besoins et que tous les problemes connexes sont resoles independamment.

6.        Prendre les proces-verbaux des reunions sur demande. Veiller a ce que les proces-verbaux

soient           approuves par  le          president   de             Ia         reunion,    distribues  aux        parties  prenantes
concernees dans le delai convenu et que les principales mesures a prendre soient suivies.

7.        Organiser des teleconferences et des videoconferences et assurer Ia liaison avec les services internes pour obtenir les details.

8.        Organiser des rafraichissements pour les reunions sur demande au DG.

9.        Coordonner et organiser toutes les exigences de voyage, documents, plans et itineraires pour le ou les directeurs generaux en assurant Ia liaison avec les agences de voyages agreees par la banque afin de fournir des options de voyage appropriees au gestionnaire pour leur approbation.

10.    Determiner les exigences en matiere de visa pour les voyages regionaux ou internationaux et s'assurer que le DG dispose des documents et des rendez-vous appropries pour obtenir des visas en temps utile.

11.    Adherer a la politique de voyage de Ia banque en ce qui concerne Ia classe de voyage et l'hebergement a ('hotel.

12.    Organiser des transferts vers et depuis les aeroports pour assurer une perturbation minimale de l'horaire du DG.

13.    S'assurer que le DG est equip& de tous les numeros d'urgence pertinents et des numeros de telephone des Mites ainsi que des societes d'hebergement et de transfert.

14.    Fournir au DG un itineraire detaille avant chaque voyage.

15.    Elaborer le plan de conge pour l'annee, approuver les conges et les postes de paie pour les subordonnes des cadres superieurs.

16.    Maintenir tous les classements confidentiels au nom du Directeur General. Cela pourrait inclure les dossiers des clients et les dossiers des employes.

     Passer en revue les e-mails entrants dans la boite aux lettres du DG et signaler le suivi ou les rediriger vers d'autres membres de requipe pour agir.

17.    Commander les consommables pour le departement, controler leur stock et commander de maniere proactive des articles a forte utilisation pour vous assurer que toutes les exigences sont disponibles pour le personnel en cas de beso!n.

18.                                                                                                                          Examiner les demandes de remboursement des depenses preparees par les subordonnes directs du DG en comparant les pieces justificatives au formulaire de reclamation. Mettez en evidence toutes les depenses hors police au subordonne direct.       Presentez  les
demandes de remboursement de depenses au DG pour approbation.

19.    Pour les achats requis dans le departement, preparez les paniers d'achat ou les bons de commande. Obtenez ('approbation avant de soumettre aux fournisseurs.

20.    Sur une base mensuelle, examiner les rapports budgetaires ministeriels obtenus des Finances. Mettre en evidence les preoccupations concernant des postes specifiques dont le DG dolt s'occuper,

Soutenir les processus de conformite en tenant des registres des cadeaux recus ainsi que tout autre document de verification a l'appui requis par la conformite.

Profil recherché :

1.   Diplome en Administration ou Relations Publiques. D'autres qualifications pertinentes, y compris une Licence en Administration ou des qualifications postuniversitaires telles qu'un MBA, sont considérées comme un plus.

2.   Enonce de compétence: Passer a l'action

3.   Description de la compétence: Cette compétence consiste a prendre des mesures au service de la réalisation des objectifs de ('organisation. II s'agit d'être énergique, de faire preuve d'initiative et d'être oriente vers ('action.

4.   Enonce de compétence: Respect des normes

5.   Description des compétences: Le « respect des normes » au sein de ('organisation est important pour s'assurer que des produits et services de haute qualité sont fournis ainsi que pour s'assurer que la confiance est créée et maintenue. Les individus doivent se concentrer sur le développement d'un comportement approprie et discret et honorer leurs engagements afin d'etre efficaces pour démontrer cette compétences.

6.   Description de la compétences: Cette compétences vise a favoriser des relations qui profitent a ('organisation ainsi qu'a l'efficacité et a l'efficience d'un individu. Plus précisément, it comprend les comportements de reseautage personnels, le contact avec les autres et le renforcement des relations

7.   Enonce de compétences: Developper des Approches Pratiques

8.   Description de la competence: Adopter des solutions pratiques en mettant ('accent sur l'apprentissage par la pratique. Cette competence exige que les individus utilisent le bon sens lorsque cela est nécessaire. En fin de compte, cette competence est importante afin de s'assurer que les organisations mettent en oeuvre des solutions realisables.

9.   Enonce de compétences: Verifier les details         ti

10.               Description de la competence: Cette competence concerne la verification et la confirmation minutieuses des details d'une tache ainsi que d'etre precis, ce qui necessite que les individus aient une forte orientation de qualite, soient approfondis et detailles dans leur approche.

11.               Enonce de competence: Tisser des Relations

12.               Description de la competence: Cette competence concerne les comportements qu'une personne devrait adopter afin d'engager efficacement les gens, d'etablir un contact personnel positif et d'ameliorer la probabilite de maintenir des relations positives. Cette competence consiste donc a mettre les gens a False, a se faire des amis et a aider les gens a se sentir les bienvenus.

13.               Enonce de competence: Gestlon des classements et des archives

14.               Description de la competence: La possibilite de stocker, de recuperer et, au besoin, de detruire des documents conformement aux exigences reglementaires et aux politiques de l'entreprise pour Ia gestion des documents.

Niveau de competence : EXPERIMENTE - Connaissance claire et application du concept