RESPONSABILITÉS

En collaboration avec le/la chef.fe de projet, assurer la bonne gestion administrative du Bureau

·       Assurer les liaisons administratives avec i)es autorités, partenaires externes, membres de l'équipe, à la demande de la cheffe de projet.

·       Assurer une circulation fluide de l'information administration au sein du Bureau et favoriser l'émergence d'une bonne dynamique

·       Assurer que le bureau est aux normes léga/es vis-à-vis des administrations et institutions publiques (visas, bail, assurance, impôt, inspection du travail etc.)

·       Faire le suivi de conformité, d'archivage et de renouvellement des contrats de bail, d'assurance de responsabilité civile, et de tout document officiel lié aux locaux bureau et domiciles de l'IBCR au Sénégal. Tenir à jour le suivi des renouvellements et informer la cheffe de projet des dates de renouvellement pour les besoins d'amendement.

·         Assurer que les factures et les documents de paiement pour les règlements des impôts sont faits et transmis, ainsi que tout autre facturation administrative et porter le paiement à l'institution pertinente, sur validation du/de la cheffe de projet.

·         Organisation des réunions d'équipe et prise de note

·       Accueil des visiteurs et réception téléphonique, suivi du courrier et des visites

·       Offrir un support administratif général et effectuer toute autre tâche reliée au bon fonctionnement du bureau

2. En collaboration avec le/la chef. de projet, assurer la bonne gestion logistique du Bureau

·       Assurer la gestion des achats du Bureau et du projet, dans le respect des procédures IBCR (mise en concurrence, rédaction des contrats de service/d'achat, des bons de paiement, des bons de commande) jusqu'à réception et paiement du fournisseur.

·       Assurer la gestion des équipements durables, incluant les ordinateurs et le suivi de fonctionnement du réseau

technologie de l'information, en collaboration directe avec le/la conseiller. ere en approvisionnement du siège.

·       Veiller à l'inventaire des équipements du Bureau de manière mensuelle et faire un rapportage trimestriel au siège, dans le respect des procédures IBCR.

·       Assurer la bonne gestion des contrats et du suivi de leur renouvellement, incluant les appels d'offre et contrat cadre, dans le respect des lois nationales et des procédures IBCR.

·       Assurer la gestion des services généraux du Bureau, incluant l'évaluation des besoins en fournitures, petites réparations et autre matériel nécessaire au bon fonctionnement du Bureau, dans le respect des procédures IBCR.

·         Respecter les procédures d'archivage institutionnels et en assurer l'application pour la documentation administrative et logistique.

·       Assurer la bonne gestion du/des véhicules, incluant le suivi du log-book, de la carburation et des services d'entretien.

·       S'assurer que les normes infrastructures de l'IBCR sont appliquées et les vices de forme reportées à la cheffe de projet et au Responsable Santé-Sécurité du siège lorsque pertinent.

3. Appuyer les équipes projet dans la préparation logistique des activités/ ateliers

·       Être présent aux ateliers du projet et appuyer l'équipe technique dans les taches logistiques (organisation de la salle, achats du matériel pour les ateers, commander les repas, etc.)

·       Préparer et ranger la salle (mise en place, gestion des documents, appui aux participants[es], clôture, vérifier le son et le matériel informatique...)

·         Faire les suivis avec les hôtels pour la gestion de l'intendance lors des ateliers

·         Appuyer la cheffe de projet dans les aspects de communication et à la demande de la cheffe de projet, procéder à la publication de photographies et visuels de qualité dans les communications de l'IBCR Sénégal en relation avec la Coordinatrice des communications du siège et son équipe

4. Autres taches reliées au poste

·       Participer activement aux réunions d'équipe et t rendre compte à son superviseur direct de
l'évolution des activités sous sa responsabilité, partager les priorités et planning mensuels

·       Appuyer le/la chef.fe de projet dans le suivi des évènements sécuritaires et la mise à jour des procédures et outils de gestion de la sécurité

Participer activement à la préparation et au déroulement de toutes les missions de travail pertinentes à la mise en oeuvre du projet demandée par son superviseur

    Effectuer toute autre tâche reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau

Profil recherché :

Exigences

·         Formation professionnelle, collégiale ou universitaire en administration, relations industrielles, logistique ou tout autre domaine pertinent

·         Expérience d'au moins deux ans dans un poste similaire (atout si en ONG)

·         Excellente maîtrise du français et du lingala, parlé et écrit indispensable

·         Maitrise du swahili, un atout

·         Maîtrise de la suite Microsoft Office (surtout Excel) et des nouvelles technologies de l'information

·         Flexibilité, habileté à travailler en équipe

·         Excellentes capacités d'analyse et de communication inter personnelle

·         Capacité de travailler de façon autonome et d'accomplir des tâches multiples

·         Excellentes capacités d'organisation et de travailler dans l'urgence

·         Capacité de priorisation des taches de façon autonome

·         Sensibilité aux diversités culturelles et à l'égalité entre les hommes et les femmes

Atouts

·         Compétences en communication (prise de vues, infographe, etc)

·         Brevet secourisme

·         Expérience dans la gestion de sécurité

·         A noter, les candidatures retenues feront l'objet de vérifications du dossier criminel et d'un contrôle des références.