Tâches à exécuter :

DESCRIPTION DU ROLE

Assurer une administration efficace des ressources financières en veillant à ce que les procédures financières de l’entité soient respectées au niveau local et que tous les paiement formalités administratives correctes et l'autorisation en conformité avec les Directives financières de l’entité.

RESPONSABILITES ET DESCRIPTIF DES TACHES

GESTION DE LA FINANCE :

1.       Effectuer les opérations quotidiennes comptables du programme

2.       Vérifier que les règles de procédures d'achat sont respectées avant d'effectuer les paiements (PR, Log Pack, PDF), ainsi que vérifier la présence des pièces justificatives nécessaires (factures/reçus). Veiller sur les montants des PDF et aviser Le Finance Manager de toute irrégularités de prix

3.        S'assurer que tout PDF ouvert soit enregistré et suivre le dossier jusqu'à la clôture du PDF

4.       Payer les fournisseurs selon les accords en vigueur (chèque, espèce ou virement bancaire). S'assurer que les paiements, une fois approuvés, sont réalisés dans un bref délai.

5.       Maintenir les Expense Sheets (livres de comptes) pour enregistrer les paiements en espèce et les mouvements sur le compte bancaire, en s'assurant que tous les paiements ont été correctement saisis et réconciliés sur une base régulière et fréquente

6.       Effectuer la vérification physique du montant de la caisse et envoyer la balance des comptes au bureau de

7.       L’Entité au Finance Manager pour transmettre au siège de l’entité chaque vendredi avant 11 heures ;

8.       Faire le rapprochement bancaire à la fin de semaine

9.       Vérifier et soumettre chaque semaine au Finance Manager l'ensemble des comptes, en version électronique et en version papier

  Participer à la gestion des liquidités et aux audits

1.       Assister à la compilation du « cash needs forecast » (CFN-prévision des besoins en argent liquide) de la base de Goma, en coordination avec les différentes départements (projets, logistique...)

2.       Préparer et appuyer les audits financiers externes et internes en fournissant toutes les informations demandées par le siège, les bailleurs de fonds, services étatiques ou autres autorités compétentes

3.       Participer au processus de paie des NRS

Saisir les données relatives à la paie dans Crésus

1.       Payer les salaires, en s'assurant que les déductions obligatoires ont été effectuées correctement et payées aux autorités compétentes Préparer et payer les impôts

2.       Superviser la préparation et le paiement des sommes versées aux tiers

3.       Préparer et payer les soldes de tout compte

4.       Préparer le rapport annuel de l'IPR (Impôt Professionnel sur le Revenu)

Qualité et communication

1.       Veiller à ce que la confidentialité des informations financières de l’entité soit respectée en tout temps

2.       Appuyer les collègues dans la gestion de l'argent de l’entité en fournissant des conseils et formations au besoin

3.       Développer et maintenir une structure de communication transparente et franche et donner son appui aux collègues pour améliorer la communication entres les responsables et les employés des différentes bases de l’entité en RDC.

APPUI AUX AUTRES FONCTIONS SUPPORT SI NÉCESSAIRE :

1.                     Etre flexible et motivé d'accomplir des taches autres que ci-dessus, suivant services des responsables

2.                     Appuyer les Ressources Humaines lorsque nécessaire, notamment en cas d'absence.

    Peut être amené à couvrir d'autres postes sur d'autres bases.

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