Tâches à exécuter :

1.              Missions et Rôle

Sous la direction du directeur administratif, Le responsable administratif organise, coordonne et supervise les services administratifs, et les services généraux de l' entreprise

1.  Elle centralise les informations auprès des services opérationnels (archivage, distribution du courrier, standard, réception et autres services de bureau).

2.  Elle organise et gère la caisse de l'entreprise et en rend compte régulièrement

Elle (il) sera amené à

3.  Gérer la facturation et la bureautique.

4.  Assister le directeur administratif dans toutes les tâches administratives, organiser ses journées, assurer son secrétariat et élaborer son courrier à partir de ses consignes.

5.  Organiser les réunions de travail : elle prépare les dossiers, s'occupe de prévenir les personnes concernées et assiste à ces réunions de travail pour en assurer les comptes rendus grâce à sa très bonne maîtrise des outils et des techniques de communication

6.  Suivre le pointage des agents, les opérations de la paie et en faire les classements

7.  Assister le Directeur Administratif sur certaines tâches des Ressources Humaines et tenue régulière des dossiers du personnel

8.  Suivre les plannings des congés des agents et en signal éventuels

9.Saisir les correspondances et divers documents ; les reproduire, les scanner et les diffuser éventuellement ;

10.                  Classer et archiver les documents importants dàN correspondances des régies financières, foncières etc.…/Notes de perceptions et leurs preuves de  méthodes de

11.                  Classer et d'archiver des documents

12.                  Réceptionner appels téléphoniques ou des visiteurs et redirection des appels et des visiteurs vers les bons interlocuteurs.

13.                  Gérer les courriers entrants et sortants et leur redistribution vers les bons destinataires

14.                  Préparer des contrats divers

15.                  Visiter réguliers de nos sites pour résoudre quelques problèmes éventuels

16.                      Faire le récapitulatif journalier, hebdomadaire et mensuel de la caisse au département financier.

17.                  Accueillir les invités et faire des réservations des vols nationaux et internationaux, des hôtels

18.                  Accomplir des démarches pour rechercher des documents administratifs et leur classement dans des dossiers divers  Suivre les séjours de nos expatriés

19.                  Faire quelques formalités dans les banques, les administrations publiques et autres régies financières

20.                  Gérer les RDV du directeur général et organiser ses réunions diverses

21.                  Respecter scrupuleusement les procédures financières concernant les encaissements et les décaissements

22.                  Accomplir toutes autres tâches lui confiées par la direction ( dossier carburant et autres...)

                           Réceptionner et expédier du courrier entrant et sortant

Profil recherché :

Qualifications

1.    Diplôme d'études secondaires ; Licence en bureautique ou dans un domaine équivalent est souhaitable

2.    Un diplôme en secrétariat serait un avantage

Compétence et Expérience requises

1.     Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'entreprise

2.     Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,

3.      Bonnes capacités rédactionnelles et d'organisation

4.      Très bonne maîtrise des techniques bureautiques ; Internet, Outlook,

5.     Être méthodique et rigoureuse

6.     Être discrète et avoir le sens de la confidentialité

7.     Être bien organisée et de bonnes relations avec tous et être de bonne présentation

8.     Être proactive et prendre de bonnes initiatives

9.     Aimer son travail et être disponible

Langues

1.  Français : Écrire et parler (niveau excellent)

2.  Anglais : Écrire et parler (serait un atout