Tâches à exécuter :

Exécuter les activités d'achats quotidien d'un bureau d'approvisionnement (coordination ou projet) conformément aux protocoles et normes MSF, de manière à assurer le fonctionnement optimal de la mission.

Responsabilités

Exécuter les activités d’achats quotidien d'un bureau d'approvisionnement, évaluer le marché et les prix compétitif parmi différents fournisseurs afin pouvoir assurer un approvisionnement continue, selon les procédures en assurant la conformité avec les normes, protocoles et procédures MSF, Ces activités sont notamment mais pas exclusivement les suivantes :

1.                   Effectuer une veille permanente du marché local, rechercher les produits et les fournisseurs qui offrent les meilleures conditions tarifaires et négocier les prix. Mettre régulièrement à jour la base de données (fournisseurs, articles, prix) relative aux fournitures de bureau. Fournir au superviseur logistique/approvisionnement et au coordinateur logistique toutes les informations relatives aux fournisseurs (prix, adresse, articles disponibles, etc,) et les informer de toutes modifications.

2.                   Sur demande du responsable opérationnel, obtenir différents devis auprès des fournisseurs, dans le respect de la politique d'achats de MSF. Passer des commandes auprès de fournisseurs présélectionnés dont les prix ont été convenus.

3.                   Demander factures et reçus pour tous les achats en évitant le moindre retard, vérifier qu'ils ont été correctement remplis et traduire les informations écrites dans la langue locale avant acceptation.

4.                   Gérer les procédures administratives et comptables relatives aux achats : effectuer les ordres d'achats, vérifier les notes de livraison (par rapport aux commandes) avances d'argent effectuées par le département des finances etc. Mettre à jour les informations des listes d'achats une fois les achats effectués.

5.                   Assister le magasinier lors des procédures de contrôle des livraisons.

6.                   Effectuer des tâches déléguées dans le / les domaine(s) d'activité spécifiées dans son profil de poste

7.                   Négocier les prix et modes de paiement avec les fournisseurs sur les terrains d'intervention, en insistant sur les mises à disposition et les MPESA.

8.                   Respecter les procédures supply et mettre en place tous les outils standards utilisés pour les contrôles (fiches des suivis, PL, PO, Cotations, CBA, tableaux de validations et avances) avant, pendant et après les interventions

9.                   Rédiger les rapports en ce qui concerne les achats

10.                Elaborer la stratégie d'achat sur le terrain d'intervention

11.                Évaluer en permanence le marché local et évaluer les performances des fournisseurs sélectionnés

Profil recherché :

Critères Indispensables

1.     École secondaire indispensable et formation technique formelle (logistique, chaîne d'appro)

2.     Expérience professionnelle d'au moins 2 ans dans une équipe chaîne d'approvisionnement

3.     2 ans minimum à un poste dans le domaine de chaîne d'approvisionnement

4.     Bonnes connaissances en informatique (utilisation / installation / dépannages)

5.     Capable de partir plusieurs mois d'affilé en déplacement dans le cadre des activités de MSF

6.     Maitrise du Français et des langues locales en RDC : Kikongo, Lingala, Tshiluba, Swahili

7.     Maitrise des logiciels informatiques de base (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Critères Souhaitables

1.     Connaissances de la chaine d'approvisionnement

2.     Expérience dans le domaine de l'aide humanitaire, au sein de MSF ou d'autres ONGs Compétences transversales requises

3.     Engagement envers les principes de MSF, Gestion d'équipe, Travail d'équipe et coopération, Flexibilité,