Tâches à exécuter :

1.    Responsable des achats de matériels, équipements et fournitures (y compris l'identification et sélection des fournisseurs et prestataires de service) ,

2.    Collecter les états de besoins de différents services et établir les documents nécessaires en tenant compte des procédures d'achat des bailleurs et du Centre Carter ;

3.    Organiser les appels d'offre pour des différentes commandes et récupérer toutes les factures proforma ;

4.    Elaborer les bons de commandes, et faire le suivi des commandes en cours d'exécution

5.    Assurer la conformité des livraisons de matériels et équipements avec le bon de commande ,

6.    Suivre avec le personnel du programme y compris le Program Manager pour être sûr que le personnel du programme y compris le Program Manager qui reçoit un équipement sait comment l'utiliser proprement/ correctement, ou au cas où il ne sait pas l'utiliser, prendre les mesures nécessaires pour assurer qu'il reçoive une formation nécessaire sur la façon d'utiliser le nouvel équipement ;

7.    Evaluer les différentes factures proforma et la mise en place du document comparatif des prix et délai de livraison ;

8.    Mettre en place une base des données des fournisseurs et maintenir celle-ci a jour ;

9.    Tenir à jour l'inventaire des matériels, équipements, fournitures à l'aide de Panda Asset

10. Management en collaboration avec le Directeur des Opérations ,

11. Utiliser Microsoft Excel pour générer des tableaux (les consommations du carburant, kilométrage en rapport avec les feuilles de route des chauffeurs, crédits de téléphone mensuels, etc.) ;

12. Enregistrer les entrées et sorties des matériels et équipements acquis dans le cadre du projet, faire signer les documents appropriés aux bénéficiaires dans le cadre d'une affectation. Mettre à jour systématiquement toutes les fiches de prêts de matériels lorsqu'un agent change ou rend un équipement ;

13. Maintenir et gérer correctement tous les stocks des Opérations (produits d'entretien, équipements des bureau, stock hibernation, consommables cuisine, produits spécifiques aux conditions d'hygiène etc.) ;

14. S'assurer du bon état et fonctionnement du matériel, équipement, meubles, et autres biens (à l'exception du matériel informatique) et faire des recommandations d'achat ou de remplacement de matériel en cas de besoin. Un rapport général devra être soumis au Directeur des Opérations ensuite à la Directrice de Finance et Administration tous les six mois et de manière ponctuelle lorsque cela s'avère nécessaire ,

15. Ader à la préparation logistique et administrative des sessions de formations et ateliers, y compris la relation avec l'imprimeur, réservation des salles (si nécessaire) et organisation de la restauration, collecte et reproduction des documents et achats et/ou locati de matériel nécessaire ;

16. Soumettre une fois par mois un prévisionnel (ou Forecast), avec l'aide du Directeur des Opérations avant le 15 de chaque mois pour le mois suivant, à la Directrice de l'

17. Organiser et gérer le transport des personnes et biens du Centre Carter ;

18. Veiller au bon fonctionnement du parc automobile avec le propriétaire des véhicules,

19. Planifier les entretiens des véhicules avec le partenaire ;

1.    Assurer le suivi de consommation de carburant de chaque véhicule par le biais de calcul statistique de consommation de carburant et fournir chaque mois au Directeur des Opérations le tableau correspondant à l'année en cours mis à jour (Kms, Litres, Consommation au 100km etc.) ;

2.    Contrôler le carnet de bord de chaque véhicule afin de procéder au calcul des heures supplémentaires ;

3.    Etablir le programme hebdomadaire des chauffeurs et assurer les mouvements des véhicules,

4.    Adresser rapidement au Directeur des Opérations les préoccupations ou plaintes sur le fonctionnement des véhicules, la conduite des chauffeurs etc... ;

5.    Préparer les missions de terrain des agents du bureau TCC à Kinshasa et appuyer le logisticien du bureau TCC à Lubumbashi ainsi que les partenaires du Centre Carter dans la préparation des missions de terrain, rédaction des lettres d'invitation et ordres de mission, attribution des téléphones et unités de communication, préparation des badges de services, organisation de l'hébergement et du transport, vérification / confirmation des vols, résentation I paiement des vols internes ainsi que gérer les vols avec UNHAS ;

6.    Assurer le suivi des missions des membres du Centre Carter lors des missions, et informer la hiérarchie sur les éventuelles difficultés sur le terrain sur toute l'étendue de la RDC (logement, déplacement, ordre de mission, etc.) ;

7.    Assurer l'expédition des matériels dans les différents sites si nécessaire ;

8.    Accomplir les formalités administratives auprès des autorités locales (DGM) ;

9.    Participer à la préparation des correspondances administratives et tenir à jour le classement,

10. Participer et contribuer à la documentation des tâches administratives (visa, passeport etc.) ;

11. L'Officier de la Logistique doit être le garant des procédures du Centre Carter pour les Opérations et les faire appliquer à tous les moments ;

12.   Remployer a le droit de lui assigner en tout temps, un autre travail en rapport avec la description du poste.

Profil recherché :

1.    Diplôme Universitaire en Logistique, Gestion ou Comptabilité serait un plus ;

2.    Un minimum de 3 ans d'expérience dans le secteur logistique, gestion des véhicules, inventaires, achats etc. ;

3.    Une capacité à travailler de manière autonome et dans des situations de grande pression ;

4.    Capacité avérée à planifier et organiser le travail en fonction du temps imparti et sur la base des résultats attendus. Avoir l'esprit de veille

5.    Excellentes compétences dans l'organisation du travail ainsi que du travail en équipe ;

6.    Une expérience confirmée dans le secteur des ONGs Internationales sera un plus ;     

7.    Bonne maîtrise de Microsoft Office ;

8.    Aptitudes à prendre soin du matériel et des équipements du bureau et à les maintenir en bon état de fonctionnement ;   

9.    Bonnes capacités relationnelles ;

10. Capacités à travailler dans les milieux multiculturels ;

11. Une excellente maîtrise de la langue française ;