Tâches à exécuter :

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

1.        Calculer, analyser et contrôler les besoins opérationnels RH et Finance ainsi que les budgets associés e étroite coordination avec le Responsable du pool d'urgence (PC), le coordinateur RH et le coordinateur finance.

2.        Fournir l'effectif et les compétences requises par le projet et affecter les fonds selon les contrats d financement.

3.        Proposer des mesures de correction lorsque cela est nécessaire.

4.        Planifier, superviser et assurer avec le coordinateur RH la mise en œuvre des processus RH (recrutement formation, briefing, intégration, évaluation, détection des potentiels, perfectionnement et communication).

5.        Garantir la taille et l'adéquation des connaissances requises des équipes.

6.      Aider les responsables hiérarchiques du projet à mettre en œuvre les processus RH afin d'améliorer IE compétences du personnel, les résultats, la contribution du personnel aux objectifs de la mission, et stimule sa participation et son engagement envers MSF.

7.        Donner des conseils sur la configuration RH et mettre à jour l'organigramme et les fiches de poste,

8.        Aider le PC et/ou les responsables d'équipe et les superviseurs à mettre au point le planning des vacances les horaires/roulement du personnel.

9.        Prévoir les besoins et la disponibilité en personnel pour les activités du projet.

10.    Prendre en charge, au niveau du projet, les formalités des contrats d'embauche ainsi que les amendements les résiliations des contrats.

11.    Archiver et mettre à jour les dossiers des employés.

12.    Informer employé/e/s de leurs droits et préparer toutes les déclarations fiscales obligatoires conformément à la législation.

13.    En étroite collaboration avec le/la PC et le/la HRCo chercher les meilleures solutions pour éviter et/ou résoudre d'éventuels conflits sociaux,

14.    Superviser /effectuer les opérations de paie en veillant à ce que toutes les données nécessaires au calcul du salaire mensuel des employés nationaux soient correctement saisies dans Homère Gours de congé, absences non payées, congés maladie, heures supplémentaires, avances sur salaire, etc.) de manière à assurer l'exactitude et la ponctualité du versement.

15.    Sous la supervision du/de la HRco, veiller à la bonne indexation de la grille de salaires des employés nationaux afin d'assurer l'équité en interne, l'ajustement au cogt de la vie et l'application correcte des conditions de travail sur le site du projet.

16.    En étroite collaboration avec le/la PC et le/la HRco, effectuer les démarches administratives liées à tout protocole d'accord en vigueur entre MSF et des partenaires locaux (par ex. Ministère de la santé, etc.).

17.    Mettre en place les circuits et flux financiers (gestion des caisses, transferts, avances, procédures d'achat, validation des paiements, suivi des versements réguliers, rapprochement bancaire) de manière à anticiper les dépenses au niveau du projet et optimiser les besoins en liquidités et leur sécurité.

18.    Mettre en place et superviser les méthodes et les systèmes de transaction.

19.    Assurer la transparence des pratiques comptables et à disposer de preuves documentaires de traçabilité (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), conformément aux lignes directrices et aux règles de MSF et en utilisant les logiciels à disposition.

20.    Garantir et contrôler la clôture des comptes mensuels et annuels et tous les rapports RH, finances et administration du projet (Homère et clôture mensuelle des logiciels comptables, Streep, etc.).

21.    Prendre en charge tous les mouvements et/ou les hébergements de l'équipe du projet.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES

Dans le cadre de la réponse aux urgences en RDC, le responsable FIN-RH de ce pool sera en charge de

1.        Evaluer les opportunités des modes de paiement autre que le cash afin de diminuer la manipulation des espèces durant l'intervention,'

2.        Evaluer les institutions financières présentes dans la localité et déterminer, avec l'aval du COFIN, l'institution financière la plus appropriée pour accompagner les opérations du projet à ouvrir,  Mettre en place les outils basics finance sur le projet ;

3.        Définir les besoins en matériel de sécurisation à emporter sur le terrain (Cashbox, malles, compteuse à billet, cadenas.) ;

4.        En collaboration avec, Le coordinateur du Projet et la Logistique, analyser les risques liés au  contexte et déterminer les axes à parcourir qui pourraient garantir la sécurité des fonds.

5.        Analyser l'environnement physique qui servira de base et définir des mesures préventives et de sécurisation à apporter (bureau des finances...)

6.        Analyser le marché local de l'emploi (les compétences disponibles sur place)

7.        Identifier les besoins en RH nécessaires au projet et mettre en place l'organigramme en lien avec le

CORH

8.        Aider le CORH (qui est en première ligne sur tous les recrutements) à planifier et organiser tes recrutements pendant les ouvertures de projet (Ceci inclue la   rédaction des offres d'emploi, faire viser les offres d'emploi par l'ONEM, afficher les offres et recueillir les candidatures)

9.         Rédiger les contrats, préparer la paie, calculer les taxes, et clôturer Homère

10.       Veiller à la mise en place des Profil de poste pour tous les membres de l'équipe

Profil recherché :

1.      Diplôme en finance, gestion (affaires, RH) ou administration, Obligatoire

2.      Expérience professionnelle d'au moins deux ans dans des postes équivalents

3.      Expérience professionnelle dans des pays en développement, avec MSF ou une autre ONG souhaitée

4.      Français Indispensable.

5.      Maîtrise de l'Informatique Indispensable (Word, Excel, Internet)

6.      Connaissance des logiciels HR et finance MSF souhaitée (Homère, FFC, SAGA)

7.      Gestion et développement du personnel

8. Adhésion aux principes de MSF
9. Souplesse de comportement
10. Résultats et sens de la qualité