Tâches à exécuter :

1.    Fournir un soutien administratif lors de la préparation des plans de travail du programme, des budgets sur la mise en œuvre de programmes ;

2.    Fournir un soutien administratif pour le suivi et la préparation du budget et des finances des programmes ;

3.    Rédiger les procès-verbaux des réunions, et autres notes techniques pour les ateliers et autres dossiers au besoin ;

4.    Assembler les documents d'information et préparer des présentations

5.    PowerPoint et autres, en collaboration avec les équipes des programmes ; Organiser et coordonner le classement des documents physique et électronique

6.    Maintenir des listes de diffusion ;

7.    Élaborer les drafts de TDRs des activités et suivre le traitement adéquat des dossiers du programme ;

8.    Appuyer le suivi budgétaire de programmes ;

9.    Prendre toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour organiser des réunions, des ateliers, des événements et des missions ;

10. Organiser les déplacements des équipes des programmes.

11. Assistance financière aux programmes :

12. Maintenir le pretty cash / espèces à sa responsabilité et faire la reconstitution à temps opportun,

13. Recevoir des espèces ou le chèque de la part des partenaires et des contribuables et les déposer à la banque dans un état intact,

14. Effectuer des paiements approuvés en sorte que tous les paiements soient effectués à temps sans compromettre le contrôle interne.

15. Conserver et gérer correctement le chéquier lui remis par le Gestionnaire de l'Administration, Finances et Opérations ;

16. 1 00⁰/0 des documents de support payé cash ou par chèque sont estampillé « payé » ;

17. Veiller à réapprovisionner la Petite caisse à 75% des dépenses faites conformément à la politique en vigueur.

18. 100% des comptes d'avance du personnel sont suivis et mis à jour régulièrement et conformés au délai convenu pour le règlement.

19. S'assurer que les registres de caisse et/ou de banque en USD sont mis à jour quotidiennement.

20. S'assurer que 100% des registres de chèque électroniques sont imprimés, signés, approuvés et classés.

21. Contribuer à l'exécution du contrôle de trésorerie effectué par le comptable.

22. S'assurer que la réconciliation du cash est effectuée sur une base mensuelle et envoyés au Gestionnaire de Finances et Opérations pour examen ;

23. S'assurer que le niveau de trésorerie est respecté sur une base mensuelle conformément aux exigences de CERC ;

24. S'assurer que les paiements des fournisseurs sont effectués selon le calendrier convenu.

25. Gérer les aspects matériels et conviviaux du secrétariat et de la logistique

26. Classer et archiver les courriers et documents selon le système en vigueur.

27. Accueillir les visiteurs et les orienter

28. Gérer les clés

29. Maintenir le bureau en état, propre et accueillant

30. Contrôler, commander ou acheter les fournitures de bureau, y compris les boissons et autres produits d'entretien courants

31. Assurer, sous la supervision du Gestionnaire de l'Administration, Finances et

32. Opérations la maintenance de la bureautique

33. Réaliser le support administratif des réunions

34. Participer aux différentes réunions de CERC ;

1.    Prendre les notes et rédiger les procès-verbaux dans les trois jours qui suivent.

2.    Assurer l'harmonisation et le contrôle de l'utilisation des matériels et équipements au sein de CERC ;

3.    Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non- consommables

4.    (équipements et matériels), ainsi que les inventaires ;

5.    Assurer la gestion permanente des bureaux et résidences ;

6.    Assurer la rédaction des contrats logistiques ;

7.    Assurer fa négociation des termes et conditions pour l'établissement des contrats prestation, baux, maintenance ; Superviser directement les Chauffeurs ;

8.    Coordonner la gestion du parc roulant de l'organisation ;

9.    Superviser en collaboration avec les chauffeurs les entretiens et réparations nécessaires au bon fonctionnement des véhicules ;

10. Vérifier périodiquement les fiches de bord des véhicules

11. Suivre les papiers des véhicules en collaboration avec les Chauffeurs

12. Assurer l'envoi et vérifier les rapports des véhicules des antennes tous les mois  Gérer l'approvisionnement en carburant.

13. Assurer le suivi des entretiens, réparations et montages

14. Contrôler et vérifier les travaux, et approuver la conformité des services avec les besoins et les bons de commande.

Profil recherché :

1.    Être détenteur d'un diplôme de Licence dans les disciplines suivantes : Sciences Économiques, Sciences Commerciales, Sciences Financières, Comptabilité, Statistiques.

2.    Avoir une expérience d'au moins deux ans comme caissier, comptable ou chargé de finance et avoir une expérience des ONG ou projets similaires ;

3.    Utilisations courantes des logiciels informatiques Word, Excel.

4.    Le logiciel QuickBooks est un atout.

5.    Excellente aptitude en communication orale et écrite en français ;

6.    Maîtrise de l'anglais est un atout ;

7.    Bonne capacité d'adaptation, avec une organisation solide et des compétences de coordination ;

8.    Capacité à gérer plusieurs échéances et processus à la fois ;

9.    Capacité de travailler en équipe ;

10. Capacité de travailler sous pression ;

11. Respect et adaptation en matière de culture genre, religion, race, nationalité et âge ;

          Sens de l'organisation.