Tâches à exécuter :

1.    Coordonner la préparation du budget général et des budgets périodiques des subventions ;

2.    Contrôler et assurer le suivi de l'exécution du budget conformément au plan de travail budgétisé et expliquer les écarts ;

3.    Réaliser des projections de consommations budgétaires et proposer les actions appropriées ;

4.    Produire les plans des dépenses trimestriels sur base des informations reçues de différents services ;

5.    Développer un plan de gestion des risques financiers opérationnels et suivre sa mise en œuvre ;

6.    Mettre en place un système de contrôle et de suivi financier et budgétaire au niveau au du secrétariat technique du projet ;

7.    S'assurer que les réconciliations sont faites mensuellement entre le grand livre, le solde de la caisse et de la banque ;

8.    Suivre toutes les opérations bancaires en rapport avec les fonds des projets ;

9.    Élaborer mensuellement l'état de rapprochement bancaire ;

10. S'assurer que toutes les demandes de paiement sont faites en conformité avec le budget et les directives du projet ;

11. Valider les requêtes des paiements en faveurs des services et des fournisseurs ;

12. Assurer le règlement des factures des fournisseurs par la banque après obtention tous les accords de la hiérarchie ;

13. Assurer le paiement des Sous Bénéficiaires après approbations après obtention tous les accords de la hiérarchie ;

14. Approvisionner la caisse des menues dépenses ;

15. Superviser la comptabilité et la trésorerie ;

16. Contrôler régulièrement la caisse des menues dépenses ;

17. Élaborer et partager mensuellement le suivi budgétaire ;

18. Collaborer avec le service des finances des partenaires Sous Bénéficiaires du projet pour garantir le respect des procédures financières et administratives dans la gestion d'ensemble du projet ;

19. Contribuer à l'analyse et aux feedbacks des rapports financiers des Sous

20. Bénéficiaires ;

21. Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie répondant au profil ;

22. Gérer la paie du personnel et les déclarations sociales (en collaboration avec la

23. Fiduciaire)

24. Collecter et intégrer les éléments variables de paie à mettre à la disposition du fiduciaire ;

25. Procéder à la vérification des différents calculs du bulletin de paie des cadres et non cadres (du net au brut) ;  Établir et contrôler les paies spécifiques ;

26. Vérifier le calcul des charges et des déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelles) ,

27. Interagir par le biais du fiduciaire avec l'Administration fiscale et tous les autres services de l'État.

28. Gérer administrativement le personnel de l'entreprise :

29. Veiller à la tenue à jour des dossiers du personnel et faire remplir les obligations légales ;

30. Gérer les contrats de travail (établissement, suivi, suspension, rupture)  Organiser les élections des instances représentatives du personnel, le cas échéant ;

31. Gérer administrativement le départ du personnel.

32. Assurer le classement et l'archivage des documents du Secrétariat Technique du projet ;

33. Assurer l'organisation de différentes réunions de service et autres réunions organisées par Secrétariat Technique du projet ;

34. Tenir à jour les minutes de toutes les réunions du Secrétariat Technique du projet ;

35. Assurer le suivi hebdomadaire des points d'actions retenus lors des différentes réunions et en faire le point au Coordonnateur du Secrétariat Technique du projet ;

36. Suivre la réalisation des activités clés de l'équipe et tenir informé le

37. Coordonnateur du Secrétariat Technique du projet en cas de non réalisation et ou retards.

38. Élaborer chaque mois un rapport des activités clés du Secrétariat Technique COVI-19 ;

39. Vérifier la complétude des documents de demandes des fonds soumis à la signature du Coordonnateur du Secrétariat Technique du projet ;

40. S'assurer de l'organisation des événements (voyages, titres de voyages, salles de travail, outils de travail, transport local...) en collaboration avec le chargé de la logistique.

41. Consolider les états des besoins en fournitures/consommables/ équipements nécessaires au fonctionnement de l'équipe clé, en collaboration avec le chargé de la logistique et s'assurer de leurs disponibilités ;

42. Réceptionner, traiter et diffuser les informations (courriers, e-mails...) ;

43. Assurer la gestion de la communication téléphonique de l'équipe (octroi des crédits, téléphones, appels des partenaires et des fournisseurs) ;

44. Organiser les Rendez-vous du coordonnateur du Secrétariat Technique du projet ;

45. Suivre et classer les times sheets du personnel ;

46. Exécuter toute autre tâche lui confiée par sa hiérarchie dans les limites de son profil et de ses capacités.

Profil recherché :

1.    Un diplôme universitaire (bac+5) en finance, économie, comptabilité ou informatique de gestion ou équivalent.

2.    Une expérience avérée d'au moins 10 ans comme gestionnaire des finances ;

3.    Une expérience avérée d'au moins 2 ans dans le domaine de l'administration ;

4.    Une expérience de travailler sous pression dans un environnement multiculturel ;

5.    Une connaissance des procédures du Fonds Mondial souhaitée ;

6.    Une capacité rédactionnelle et expérience d'élaboration de rapports.

7.    Une qualité pédagogique, rigueur, patience, flexibilité et capacité d'adaptation ;

8.    Un esprit poussé d'analyse et de synthèse ;

9.    Une maîtrise de l'utilisation de l'outil informatique (Word, Excel, logiciels de gestion de stocks) ;

10. Il doit parler et écrire couramment Français, l'anglais serait un atout.